Payroll intermediair: wat is het en hoe werkt het?

Je hebt de perfecte kandidaat gevonden voor een tijdelijke functie. Nu begint het echte werk: arbeidscontract opstellen, dimona-aangifte doen, RSZ-bijdragen berekenen, loonfiches maken. Voor veel werkgevers voelt die administratieve berg als een drempel om flexibel personeel in te zetten.

Dat is precies waar payroll intermediair om de hoek komt kijken. Je houdt de controle over wie er bij je werkt en wat ze doen, maar de papierwinkel? Die is voor iemand anders.

In dit artikel leggen we uit wat payroll intermediair precies inhoudt, hoe het werkt binnen de Belgische wetgeving en wanneer het een slimme keuze is voor jouw bedrijf.

Wat is payroll intermediair precies?

Bij payroll intermediair besteed je het juridisch werkgeverschap uit aan een externe partij. Concreet betekent dit:

• Jij selecteert de medewerker, plant de shifts en stuurt aan op de werkvloer
• Het payrollbedrijf neemt de medewerker in dienst, betaalt het loon en regelt alle HR-administratie

De medewerker staat dus niet bij jou op de loonlijst, maar bij het payrollbedrijf. Toch werkt hij of zij exclusief voor jouw organisatie. Je bent de operationele werkgever, het payrollbedrijf is de juridische werkgever. Benieuwd naar wat dit concreet betekent voor de werknemer? Lees ons artikel over rechten als payroll werknemer.

In onze ervaring met duizenden tijdelijke medewerkers zien we dat deze constructie vooral aantrekkelijk is voor werkgevers die flexibiliteit willen zonder de bijbehorende administratieve last.

Dit verschilt fundamenteel van hoe je normaal gesproken iemand aanwerft. Bij een rechtstreekse aanwerving ben jij als werkgever verantwoordelijk voor álle aspecten: van het arbeidscontract tot de RSZ-aangiftes, van het gewaarborgd loon bij ziekte tot de correcte opzegtermijn bij ontslag.

Bij payroll intermediair draag je die verantwoordelijkheid over. Het payrollbedrijf handelt af:

• Arbeidsovereenkomsten opstellen
• Dimona-aangiftes bij de RSZ
• Loonberekening volgens het correcte paritair comité
• Sociale bijdragen en bedrijfsvoorheffing
• Loonfiches en jaaropgaves
• Administratie bij ziekte of ongeval

Hoe werkt payrolling binnen de Belgische wetgeving?

Hier wordt het even juridisch. Niet saai juridisch, maar wel belangrijk.

In België is het uitlenen van personeel met overdracht van werkgeversgezag namelijk principieel verboden. Ja, verboden. Dit staat in de wet van 24 juli 1987 betreffende tijdelijke arbeid en uitzendarbeid.

Waarom dat verbod? Om misbruiken zoals koppelbazerij te voorkomen. De wetgever wilde vermijden dat werknemers worden doorgeleend zonder enige bescherming.

Maar er zijn uitzonderingen. Erkende uitzendbureaus mogen wél werknemers ter beschikking stellen, mits ze over de juiste vergunning beschikken. Payrollbedrijven opereren vaak onder dezelfde regelgeving of werken samen met erkende uitzendpartners.

Wat betekent dit in de praktijk? Als je met een payroll intermediair werkt, moet je controleren of zij de juiste erkenningen hebben. Werk je samen met een partij die niet aan de wettelijke voorwaarden voldoet, dan riskeer je dat de arbeidsovereenkomst wordt geacht rechtstreeks met jou te bestaan. Met alle bijbehorende verplichtingen én mogelijke boetes.

Bij Umeris Payroll werken we volledig volgens de Belgische wetgeving. Onze contracten en processen zijn afgestemd op de vereisten van de wet van 24 juli 1987, zodat jij je geen zorgen hoeft te maken over juridische valkuilen.

Payroll vs uitzendbureau: wat is het verschil?

Dit is misschien wel de meest gestelde vraag. Beiden nemen het juridisch werkgeverschap over, maar er zijn belangrijke verschillen.

Werving en selectie

Bij payrolling selecteer je zélf wie je wilt aannemen. Je vindt de kandidaat, voert de gesprekken en maakt de keuze. Het payrollbedrijf neemt vervolgens jouw kandidaat in dienst.

Bij een uitzendbureau is het andersom. Het bureau zoekt, selecteert en stelt kandidaten voor. Jij kiest uit hun aanbod.

Exclusiviteit

Een payroll medewerker werkt exclusief voor jou. Hij of zij staat weliswaar op de loonlijst van het payrollbedrijf, maar voert alleen opdrachten uit voor jouw organisatie.

Een uitzendkracht kan voor meerdere opdrachtgevers tegelijk werken. Het uitzendbureau bepaalt waar en wanneer iemand wordt ingezet.

Arbeidsvoorwaarden en CAO

Hier zit een groot verschil. Een payroll medewerker valt onder de CAO van jouw sector. Werk je in de horeca? Dan gelden de voorwaarden van PC 302. In de bouw? Dan PC 124.

Een uitzendkracht valt onder de uitzend-CAO (PC 322). De arbeidsvoorwaarden zijn daardoor anders geregeld.

Let op: de specifieke regels kunnen flink verschillen per paritair comité. Wat geldt in PC 200 (bedienden) is niet automatisch van toepassing in PC 140 (transport) of PC 118 (voeding). Controleer altijd de voorwaarden voor jouw specifieke sector. Meer weten over welke CAO precies geldt? Lees ons artikel over CAO bij payroll per sector.

Vervanging bij ziekte

Wordt een payroll medewerker ziek? Dan moet je zelf voor vervanging zorgen. Het payrollbedrijf regelt de administratieve afhandeling, maar niet de operationele vervanging.

Bij een uitzendbureau kun je doorgaans vragen om een vervanger te sturen.

Wil je dieper ingaan op de verschillen met een traditioneel contract? Lees dan onze vergelijking payroll vs traditioneel contract.

Voordelen van payroll intermediair

Waarom kiezen steeds meer Belgische werkgevers voor payrolling? De belangrijkste redenen:

Geen administratieve rompslomp

Alle HR-administratie wordt uit handen genomen. Geen dimona-stress, geen rekenwerk voor RSZ-bijdragen, geen gedoe met loonfiches. Je krijgt één factuur en klaar.

Risico's elders ondergebracht

Bij ziekte, arbeidsongeval of ontslag liggen de financiële risico's grotendeels bij het payrollbedrijf. Denk aan gewaarborgd loon, ontslagvergoedingen en re-integratietrajecten.

Flexibiliteit behouden

Je kunt snel opschalen bij drukte en weer afbouwen als het rustiger wordt. Zonder dat je zelf de complexiteit van aanwerving en ontslag hoeft te managen.

Focus op je kernactiviteit

In plaats van uren te besteden aan loonadministratie, kun je die tijd steken in wat echt waarde oplevert voor je bedrijf.

Dit zie je vooral bij bedrijven die regelmatig met tijdelijke medewerkers werken. De administratieve last per medewerker is bij hen onevenredig hoog ten opzichte van de duur van de tewerkstelling.

Nadelen en aandachtspunten

Klinkt allemaal mooi, maar wat zijn de valkuilen? Want die zijn er ook.

Iets hogere kosten

Gemiddeld is payrolling 2 tot 4 procent duurder dan zelf verlonen. Je betaalt voor de dienstverlening, de risicoafdekking en de administratie. Is dat de moeite waard? Hangt af van je situatie.

Minder directe band

Juridisch gezien is de medewerker niet jouw werknemer. Sommige werkgevers ervaren dat als een drempel voor teambuilding of langetermijnrelaties. In de praktijk maakt het vaak weinig uit (de medewerker staat elke dag bij jou op de werkvloer), maar het is iets om rekening mee te houden.

Afhankelijkheid van externe partij

Je bent afhankelijk van de kwaliteit van het payrollbedrijf. Zijn zij traag met aangiftes? Dan heb jij daar last van. Daarom is het kiezen van een betrouwbare partner cruciaal.

Geen vervanging bij ziekte

Anders dan bij een uitzendbureau regelt een payrollbedrijf geen vervanging als je medewerker ziek wordt. Die operationele uitdaging blijft bij jou liggen.

Wat kost payrolling?

Nu wordt het interessant. Want "het kost geld" is geen antwoord.

Payrollbedrijven werken met een omrekenfactor (ook wel payroll factor genoemd). Die factor ligt meestal tussen 1,65 en 1,82.

Rekenvoorbeeld:

Stel, een medewerker verdient €15 bruto per uur. Met een payroll factor van 1,70 zijn de totale kosten voor jou als opdrachtgever:

€15 × 1,70 = €25,50 per uur

In die factor zitten:

• Het brutoloon van de medewerker
• Patronale bijdragen (ongeveer 25% in de profitsector)
• Vakantiegeld en eindejaarspremie (pro rata)
• Verzekeringen en administratiekosten
• Marge van het payrollbedrijf

Ter vergelijking: als je zelf verloont, kom je uit op een totale loonkost van indicatief €20 tot €22 per uur (afhankelijk van je sector en eventuele kortingen, cijfers 2026). Payrolling kost dus inderdaad iets meer, maar je hebt er dan ook geen omkijken meer naar.

Wil je weten hoe de kosten zich verhouden tot een uitzendbureau? Bekijk ons artikel over kosten van een uitzendkantoor. Of lees onze uitgebreide vergelijking tussen payroll en uitzendbureau.

Voor wie is payroll intermediair geschikt?

Payrolling is niet voor elk bedrijf de beste keuze. Het werkt vooral goed in deze situaties:

Piekperiodes en seizoenswerk

Horeca in de zomer, retail tijdens de feestdagen, landbouw tijdens de oogst. Als je regelmatig moet op- en afschalen, bespaart payrolling je veel administratief werk.

Projectmatige inzet

Je hebt iemand nodig voor een specifiek project van drie of zes maanden. Na afloop stopt het contract automatisch via het payrollbedrijf.

Kleine werkgevers zonder HR-afdeling

Als ondernemer heb je geen tijd om je te verdiepen in alle finesses van Belgische arbeidswetgeving. Na meer dan 15 jaar in Belgische payroll weten we dat dit een van de belangrijkste redenen is waarom ondernemers voor payrolling kiezen: de zekerheid dat alles correct verloopt, zonder er zelf wakker van te liggen.

Testen voordat je vast aanwerft

Je wilt iemand eerst een tijd "proberen" voordat je een vast contract aanbiedt. Via payroll kan dat, zonder dat je zelf een contract voor bepaalde duur moet opstellen en opvolgen.

Kort samengevat

Payroll intermediair draait om één ding: jij behoudt de controle over wie er werkt en wat ze doen, terwijl iemand anders de papierwinkel afhandelt. Iets duurder dan zelf verlonen? Ja. Maar de tijdsbesparing en gemoedsrust wegen daar vaak tegenop.

Is het iets voor jou? Dat hangt af van hoe vaak je met tijdelijk personeel werkt en hoeveel waarde je hecht aan "niet meer nadenken over dimona-termijnen".

---

Hoe Umeris Payroll je hierbij helpt

Tijdelijke krachten aannemen zonder administratieve kopzorgen? Daar hebben we Umeris Payroll voor gebouwd.

Met Umeris Payroll:

• Contracten in minder dan 60 seconden - Maak proef- en interimcontracten aan zonder gedoe
• Automatische loonberekening - Correcte verloning volgens de actuele wetgeving en je paritair comité
• Dimona en sociale documenten - Wij regelen alle aangiftes, jij focust op je business
• 24/7 persoonlijke support - Altijd een vaste contactpersoon die je bedrijf kent
• Geen vaste maandkosten - Betaal enkel voor wat je gebruikt

Probeer Umeris Payroll of neem contact op met onze HR-experts voor advies op maat.

---

Veelgestelde vragen

Onder welke CAO valt een payroll medewerker?

Een payroll medewerker valt onder de CAO van jouw sector als opdrachtgever, niet onder de uitzend-CAO. Werk je in horeca (PC 302), dan gelden die voorwaarden. Dit is een belangrijk verschil met klassieke uitzendarbeid.

Wie betaalt het loon bij ziekte van een payroll medewerker?

Het payrollbedrijf is juridisch werkgever en betaalt dus het gewaarborgd loon bij ziekte. De kosten zijn verrekend in de payroll factor die je betaalt. Je hebt er als opdrachtgever geen administratief werk aan.

Kan ik een payroll medewerker later vast aannemen?

Ja, dat kan. De meeste payrollcontracten voorzien in een instroomprocedure. Na een bepaalde periode kun je de medewerker een rechtstreeks contract aanbieden. Informeer vooraf naar de voorwaarden bij je payrollpartner.

Is payrolling hetzelfde als uitzendwerk?

Nee. Bij payrolling selecteer je zelf de medewerker en werkt die exclusief voor jou. Bij uitzendwerk doet het bureau de werving en kan de medewerker voor meerdere opdrachtgevers werken. Ook de CAO verschilt: payroll volgt jouw sector, uitzend volgt de uitzend-CAO.

---

De informatie in dit artikel is louter informatief en vervangt geen professioneel juridisch of boekhoudkundig advies. Arbeidswetgeving wijzigt regelmatig. Raadpleeg steeds de actuele wetgeving of neem contact op met een HR-expert voor advies op maat van jouw situatie.