Wat moet je als werkgever controleren voor je een student, flexi of interimmer inzet en welke burgergegevens moet je hierbij raadplegen

Het aanwerven van een student, flexi-jobber of interimmer lijkt op het eerste gezicht eenvoudig, maar voor werkgevers geldt een strikte verantwoordelijkheid: je moet voor het begin van de werken controleren of de kandidaat aan alle voorwaarden voldoet en de juiste burgergegevens raadplegen. Denk aan resterende uren voor jobstudenten, RSZ-gegevens voor flexi-jobbers, correcte registraties bij eerdere tewerkstellingen en het statuut waaronder iemand mag werken. Eén fout in deze fase kan leiden tot verkeerde sociale bijdragen, een foutieve dimona-aangifte, verlies van voordelen of zelfs boetes. 

In dit artikel lees je welke burgergegevens je als werkgever verplicht moet opvragen, hoe je via officiële onlinediensten nagaat of een sollicitant recht heeft op een studentenjob of flexi-job, en welke precontractuele gegevens essentieel zijn voor een correcte tewerkstelling. Je krijgt een duidelijk overzicht van alle stappen zodat je zeker weet dat je iemand inzet binnen de juiste voorwaarden, zonder risico op fouten of onverwachte kosten.

Welke burgergegevens moet een werkgever raadplegen voor het begin van de werken

Voor elke werkgever is het belangrijk om voor indiensttreding na te gaan of een sollicitant in aanmerking komt voor een studentenjob, flexi-job of interimcontract. Om dat correct te doen moet je bepaalde burgergegevens raadplegen zodat je zeker weet dat de kandidaat aan alle voorwaarden voldoet. Dit voorkomt fouten in de dimona-aangifte, verkeerde sociale bijdragen of problemen rond sociale rechten.

Bij een jobstudent controleer je eerst via de officiële onlinedienst Student@Work of de student nog resterende uren heeft binnen de grens van 650 uren per jaar. Je raadpleegt hier de burgergegevens die aangeven hoeveel uren al geregistreerd zijn en hoeveel er nog beschikbaar zijn. Zonder deze stap kan een student automatisch vallen onder gewone sociale bijdragen, wat zowel kosten als administratie verhoogt.

Voor een flexi-jobber gebruik je de toepassing burgergegevens raadplegen, waarmee je kunt nagaan of iemand voldoet aan de voorwaarden van een flexi-job. Je krijgt inzicht in RSZ-gegevens van de sollicitant, of hij of zij in een vorig kwartaal minstens één maand als gewone werknemer geregistreerd stond, en of het statuut flexi-jobber correct kan worden toegepast. Hiermee voorkom je dat een kandidaat toch niet aan het statuut voldoet, bijvoorbeeld omdat eerdere tewerkstelling niet correct geregistreerd is.

Hoe controleer je of een student voldoet aan de voorwaarden voor studentenarbeid?

Voor je een student inzet, moet je als werkgever controleren of hij voldoet aan de voorwaarden voor studentenarbeid. Via Student@Work krijg je toegang tot de gegevens van een sollicitant en zie je meteen hoeveel van de 650 uren al geregistreerd staan bij de RSZ. Deze tool helpt je na te gaan of de resterende uren kloppen en of studentenarbeid nog voordelig kan worden toegepast dankzij de lagere sociale bijdragen.

Daarnaast moet je nagaan of de student effectief is ingeschreven in het onderwijs. Een attest of aanmelden via itsme volstaat vaak. In bepaalde sectoren kunnen bijkomende voorwaarden of premies gelden, waardoor de arbeidsovereenkomst correct moet worden opgesteld volgens de sectorale regelgeving. Denk hierbij aan baremaloon, anciënniteit of voltijds werk in het verleden.

Wanneer een student via een uitzendkantoor werkt, controleert het uitzendkantoor de basisvoorwaarden, maar blijft de werkgever verplicht om te verifiëren of alle gegevens kloppen, zeker tijdens drukke piekmomenten. Controleer ook of de student niet in een ander statuut werkt, zoals een flexi-job of een tewerkstelling als uitzendkracht met gewone sociale bijdragen. Wanneer statuten door elkaar lopen, gelden soms bijkomende voorwaarden en kan de RSZ de studentenuren anders aanrekenen.

Met deze stappen voorkom je fouten in dimona, verkeerde werkgeversbijdragen en problemen rond sociale zekerheid, zodat de studentenarbeid correct en voordelig blijft.