Vertrouwenspersoon aanstellen: wanneer en hoe?
Laatste update: september 2026
Een medewerker klopt bij je aan. Een collega maakt al weken opmerkingen die over de grens gaan, maar ze wil geen officiële klacht indienen. Ze wil vooral met iemand praten, in vertrouwen. Bij wie kan ze terecht? Als je onderneming 50 werknemers of meer telt, moet het antwoord op die vraag vandaag al vastliggen: bij de vertrouwenspersoon.
Sinds 1 december 2023 is een interne vertrouwenspersoon verplicht in elke onderneming met 50 werknemers of meer. Kleinere werkgevers kunnen ook verplicht worden, als het personeel erom vraagt. En de aanstelling zelf volgt strikte regels: niet iedereen mag de rol opnemen, en de werknemersvertegenwoordigers moeten akkoord gaan.
In dit artikel: wat een vertrouwenspersoon doet, wanneer je er een moet aanstellen, wie in aanmerking komt, hoe de aanstelling verloopt en wat het verschil is met de preventieadviseur psychosociale aspecten.
Kort samengevat: vanaf 50 werknemers moet je minstens één interne vertrouwenspersoon aanstellen. Onder die grens is het niet verplicht, tenzij alle vakbondsafgevaardigden of, bij gebrek daaraan, alle werknemers erom vragen. De aanstelling vraagt het voorafgaande akkoord van alle werknemersvertegenwoordigers in het comité voor preventie en bescherming op het werk. De vertrouwenspersoon volgt binnen twee jaar een opleiding van minstens vijf dagen en krijgt elk jaar supervisie.
Wat doet een vertrouwenspersoon?
De vertrouwenspersoon is het aanspreekpunt voor werknemers die te maken krijgen met psychosociale risico's op het werk. De vertrouwenspersoon luistert, geeft informatie en advies, en kan informeel tussenkomen. Alles gebeurt in vertrouwen, want er geldt beroepsgeheim (FOD WASO, Securex, geraadpleegd op 27 september 2026).
Die rol is uitdrukkelijk informeel. Wil een werknemer een formeel verzoek tot psychosociale interventie indienen, dan gaat dat niet naar de vertrouwenspersoon, maar naar de preventieadviseur psychosociale aspecten. Daarover verderop meer.
Die informele weg laat een werknemer toe om een probleem aan te kaarten bij iemand die geen deel uitmaakt van de hiërarchie, zonder meteen een formele procedure te starten.
Wanneer is een vertrouwenspersoon verplicht?
Het antwoord hangt af van de grootte van je onderneming. De wet van 5 november 2023 houdende diverse arbeidsbepalingen maakte de aanstelling verplicht vanaf 50 werknemers, met ingang van 1 december 2023 (FOD WASO, Acerta, geraadpleegd op 27 september 2026).
| Aantal werknemers | Vertrouwenspersoon verplicht? | Intern of extern? |
|---|---|---|
| 50 of meer | Ja | Minstens één lid van je personeel |
| 20 tot 49 | Neen, tenzij het personeel erom vraagt | Werk je met een externe preventieadviseur psychosociale aspecten, dan minstens één intern |
| Minder dan 20 | Neen, tenzij het personeel erom vraagt | Een externe vertrouwenspersoon kan |
Bron: FOD WASO, geraadpleegd op 27 september 2026.
Onder de 50 werknemers: op vraag van het personeel
Heb je minder dan 50 werknemers, dan moet je toch een vertrouwenspersoon aanstellen als alle vakbondsafgevaardigden erom vragen. Is er geen vakbondsafvaardiging, dan geldt dat als alle werknemers het vragen (FOD WASO, geraadpleegd op 27 september 2026).
Ook zonder verplichting kan een vertrouwenspersoon een goede keuze zijn. In een kleine onderneming kent iedereen elkaar, en net daardoor kan het moeilijker zijn om een probleem met een collega of een leidinggevende aan te kaarten.
Wat riskeer je zonder vertrouwenspersoon?
Stel je geen vertrouwenspersoon aan terwijl het verplicht is, vanaf 50 werknemers of op vraag van het personeel, dan riskeer je een sanctie van niveau 2 (Securex, geraadpleegd op 27 september 2026). Voor inbreuken vanaf 1 februari 2026 is dat een administratieve geldboete van € 250 tot € 2.500 of een strafrechtelijke geldboete van € 500 tot € 5.000 (FOD WASO, Securex, geraadpleegd op 27 september 2026).
Wie kan vertrouwenspersoon worden?
Elke medewerker die geen personeelsafgevaardigde is en niet onder de uitsluitingen hieronder valt, kan zich kandidaat stellen (Securex, geraadpleegd op 27 september 2026). Belangrijker dan de functie is het profiel: de werknemers moeten vrijuit met die persoon kunnen praten. Securex spreekt van een neutrale, empathische en betrouwbare persoon.
Wie het niet mag zijn
De wet sluit een aantal functies uit, omdat ze het vertrouwen van de werknemers in de weg staan. De vertrouwenspersoon mag niet tegelijk (FOD WASO, geraadpleegd op 27 september 2026):
- de werkgever zijn, of deel uitmaken van het leidinggevend personeel dat verantwoordelijk is voor het dagelijks beheer;
- werkgevers- of werknemersvertegenwoordiger zijn in de ondernemingsraad of het comité voor preventie en bescherming op het werk;
- vakbondsafgevaardigde zijn;
- arbeidsarts zijn.
Een HR-verantwoordelijke of een teamleider lijkt misschien een logische keuze, maar denk eraan dat werknemers ook over hun eigen leidinggevende moeten kunnen praten.
Hoe verloopt de aanstelling?
De aanstelling vraagt het voorafgaande akkoord van alle werknemersvertegenwoordigers in het comité voor preventie en bescherming op het werk (CPBW). Hetzelfde akkoord is nodig om een vertrouwenspersoon later uit de functie te ontheffen (Securex, Acerta, geraadpleegd op 27 september 2026). Raken jullie het niet eens, dan kan de inspectie bemiddelen, aldus Securex.
Opleiding en supervisie
Een nieuwe vertrouwenspersoon moet binnen twee jaar na de aanstelling een opleiding van minstens vijf dagen volgen. Die behandelt onder meer het wettelijk kader, de psychosociale risico's, communicatietechnieken en het omgaan met probleemsituaties. Daarna volgt minstens één supervisie per jaar, om kennis en vaardigheden bij te houden (FOD WASO, Acerta, geraadpleegd op 27 september 2026).
Wat de vertrouwenspersoon nodig heeft
Zonder de juiste middelen valt die rol niet goed op te nemen. Securex noemt eigen contactgegevens, een lokaal om ongestoord gesprekken te voeren, tijd binnen de werkuren en volledige onafhankelijkheid. De contactgegevens van de vertrouwenspersoon horen ook in je arbeidsreglement. Hoe je dat reglement aanpast, lees je in ons artikel over het arbeidsreglement opstellen.
Wat mag de vertrouwenspersoon wel en niet?
De vertrouwenspersoon werkt uitsluitend informeel. Een formeel verzoek tot psychosociale interventie behandelen hoort daar niet bij, en er geldt beroepsgeheim. Voor die rol is er rechtstreekse toegang tot de leiding van de onderneming (FOD WASO, geraadpleegd op 27 september 2026).
Een specifieke ontslagbescherming zoals bij een vakbondsafgevaardigde is er niet. De uitoefening van de opdracht mag wel geen nadeel opleveren, en zoals gezegd kan een ontheffing uit de functie niet zonder akkoord van de werknemersvertegenwoordigers.
Wat is het verschil met de preventieadviseur?
Hier wordt het even juridisch, want de twee rollen liggen dicht bij elkaar. Elke werkgever moet beschikken over een preventieadviseur psychosociale aspecten, ongeacht de grootte van de onderneming. Met minder dan 50 werknemers moet die uit een externe dienst voor preventie en bescherming komen. Vanaf 50 werknemers kan die intern of extern zijn (FOD WASO, Securex, geraadpleegd op 27 september 2026).
| Vertrouwenspersoon | Preventieadviseur psychosociale aspecten | |
|---|---|---|
| Verplicht? | Vanaf 50 werknemers, of op vraag van het personeel | Voor elke werkgever |
| Wie? | Een medewerker, intern of in kleine ondernemingen extern | Een gespecialiseerde preventieadviseur, intern of van een externe dienst |
| Informele interventies | Ja | Ja |
| Formele verzoeken tot psychosociale interventie | Neen | Ja |
| Risicoanalyse psychosociale risico's | Neen | Ja |
De twee werken samen: de preventieadviseur raadpleegt de vertrouwenspersoon regelmatig. De vertrouwenspersoon is het laagdrempelige aanspreekpunt in de onderneming; de preventieadviseur brengt de expertise en neemt de formele stappen voor zijn rekening.
Hoe pak je het concreet aan?
Stap 1. Tel je werknemers. Heb je er 50 of meer, dan is een interne vertrouwenspersoon verplicht. Heb je er minder, ga dan na of alle vakbondsafgevaardigden, of bij gebrek aan een vakbondsafvaardiging alle werknemers, erom gevraagd hebben.
Stap 2. Check wie je preventieadviseur psychosociale aspecten is, intern of bij je externe dienst voor preventie en bescherming. Die moet er in elk geval zijn.
Stap 3. Zoek kandidaten. Maak de functie bekend, vraag een korte motivatie en voer gesprekken. Securex beschrijft zo'n traject van aankondiging tot selectiegesprek.
Stap 4. Leg de kandidaat voor aan het CPBW en vraag het akkoord van alle werknemersvertegenwoordigers.
Stap 5. Plan de opleiding van vijf dagen binnen twee jaar, en de jaarlijkse supervisie. Zorg voor tijd, een lokaal en eigen contactgegevens.
Stap 6. Maak de vertrouwenspersoon bekend: in het arbeidsreglement, op het intranet of een affiche, en bij het onthaal van nieuwe medewerkers. Ons artikel over het onthaal van een nieuwe medewerker helpt je om dat mee te nemen.
Wat de werkgever moet onthouden
- Vanaf 50 werknemers is een interne vertrouwenspersoon verplicht, sinds 1 december 2023.
- Onder de 50 werknemers word je verplicht als alle vakbondsafgevaardigden of, bij gebrek daaraan, alle werknemers erom vragen.
- Geen vertrouwenspersoon terwijl het moet? Dan riskeer je een sanctie van niveau 2, tot € 2.500 administratief of € 5.000 strafrechtelijk.
- Niet iedereen komt in aanmerking: geen leidinggevende met dagelijks beheer, geen personeelsafgevaardigde, geen arbeidsarts.
- Akkoord van alle werknemersvertegenwoordigers in het CPBW, bij de aanstelling en bij een ontheffing.
- Opleiding van vijf dagen binnen twee jaar, daarna elk jaar supervisie.
- De preventieadviseur psychosociale aspecten blijft verplicht voor iedereen; die behandelt de formele verzoeken.
Hoe Recruit je helpt
Of je een vertrouwenspersoon moet aanstellen, hangt in de eerste plaats af van één cijfer: het aantal werknemers dat je tewerkstelt. Met veel flexibel personeel schommelt dat cijfer, en dan heb je een actueel overzicht nodig om de juiste beslissing te nemen.
Met Recruit:
- Overzicht van je personeel - Weten wie bij je werkt, onder welk regime en sinds wanneer
- Dimona en sociale documenten - Onmiddellijke aangifte van tewerkstelling en stukken bewaard
- Correcte loonberekening - Loon afgestemd op jouw paritair comité
- Vlot onthaal van nieuwe medewerkers - Contracten en administratie digitaal geregeld vóór de eerste werkdag
- Persoonlijke support 24/7 - Een vast aanspreekpunt dat je dossier en je sector kent
Probeer Recruit of contacteer onze HR-experts voor advies op maat.
Veelgestelde vragen
Moet een kmo een vertrouwenspersoon hebben?
Met minder dan 50 werknemers niet, tenzij alle vakbondsafgevaardigden of, als er geen vakbondsafvaardiging is, alle werknemers erom vragen. Een preventieadviseur psychosociale aspecten via een externe dienst heb je wel altijd nodig.
Mag de vertrouwenspersoon een externe zijn?
Vanaf 50 werknemers moet minstens één vertrouwenspersoon een lid van je personeel zijn. Heb je 20 tot 49 werknemers en werk je met een externe preventieadviseur psychosociale aspecten, dan moet een vertrouwenspersoon die je aanstelt ook intern zijn. Onder de 20 werknemers kan een externe vertrouwenspersoon.
Mag een leidinggevende vertrouwenspersoon zijn?
Niet als die leidinggevende deel uitmaakt van het leidinggevend personeel dat verantwoordelijk is voor het dagelijks beheer. Ook werkgevers- en werknemersvertegenwoordigers in de ondernemingsraad of het CPBW, vakbondsafgevaardigden en de arbeidsarts zijn uitgesloten.
Welke opleiding moet een vertrouwenspersoon volgen?
Een opleiding van minstens vijf dagen, binnen twee jaar na de aanstelling. Daarna volgt minstens één supervisie per jaar.
Wat als een werknemer een formele klacht wil indienen?
Dan dient de werknemer een formeel verzoek tot psychosociale interventie in bij de preventieadviseur psychosociale aspecten. De vertrouwenspersoon kan alleen informeel tussenkomen.
De informatie in dit artikel is louter informatief en vervangt geen professioneel juridisch advies. De arbeidswetgeving evolueert regelmatig. Raadpleeg altijd de geldende wetgeving of contacteer een HR-expert voor advies dat past bij jouw situatie.