Le payroll comme intermédiaire : c'est quoi et comment ça marche ?

Vous avez trouvé le candidat parfait pour une mission temporaire. Et c'est là que le vrai travail commence : rédiger le contrat de travail, faire la déclaration Dimona, calculer les cotisations ONSS, établir les fiches de paie. Pour beaucoup d'employeurs, cette montagne administrative devient un frein à l'idée même d'engager du personnel flexible.

C'est exactement là qu'intervient le payroll comme intermédiaire. Vous gardez la main sur qui travaille chez vous et sur ce qu'ils font, mais la paperasse ? Elle est pour quelqu'un d'autre.

Dans cet article, nous expliquons ce que recouvre précisément le payroll intermédiaire, comment il fonctionne dans le cadre de la législation belge et quand il représente un choix malin pour votre entreprise.

Le payroll comme intermédiaire, c'est quoi ?

Avec le payroll intermédiaire, vous confiez la qualité d'employeur juridique à un partenaire externe. Concrètement :

• Vous sélectionnez le collaborateur, planifiez les shifts et dirigez le travail sur le terrain

• L'entreprise de payroll engage le collaborateur, paie le salaire et gère toute l'administration RH

Le collaborateur ne figure donc pas sur votre liste de paie, mais sur celle de l'entreprise de payroll. Il ou elle travaille pourtant exclusivement pour votre organisation. Vous êtes l'employeur opérationnel, l'entreprise de payroll est l'employeur juridique. Curieux de savoir ce que cela signifie concrètement pour le travailleur ? Lisez notre article sur les droits du travailleur en payroll.

Notre expérience auprès de milliers de collaborateurs temporaires le montre : cette formule séduit surtout les employeurs qui veulent de la flexibilité sans la charge administrative qui va avec.

Cela diffère fondamentalement d'un engagement classique. Lors d'un engagement direct, vous êtes responsable, en tant qu'employeur, de tous les aspects : du contrat de travail aux déclarations ONSS, du salaire garanti en cas de maladie au délai de préavis correct en cas de licenciement.

Avec le payroll intermédiaire, vous transférez cette responsabilité. L'entreprise de payroll prend en charge :

• La rédaction des contrats de travail

• Les déclarations Dimona auprès de l'ONSS

• Le calcul du salaire selon la bonne commission paritaire

• Les cotisations sociales et le précompte professionnel

• Les fiches de paie et les relevés annuels

• L'administration en cas de maladie ou d'accident

Comment ça marche selon la loi belge ?

En Belgique, la mise à disposition de personnel avec transfert de l'autorité patronale est en principe interdite. Oui, interdite. C'est la loi du 24 juillet 1987 relative au travail temporaire et au travail intérimaire qui le prévoit. Le payroll s'inscrit donc dans un cadre juridique bien précis.

Ici, on entre dans le juridique. Pas de manière ennuyeuse, mais c'est important.

Pourquoi cette interdiction ? Pour éviter les abus comme le marchandage de main-d'œuvre. Le législateur voulait empêcher que des travailleurs soient prêtés sans la moindre protection.

Mais il existe des exceptions. Les bureaux d'intérim agréés peuvent, eux, mettre des travailleurs à disposition, à condition de disposer de l'agrément requis. Les entreprises de payroll opèrent souvent sous la même réglementation ou collaborent avec des partenaires intérim agréés.

Qu'est-ce que cela signifie en pratique ? Si vous travaillez avec un payroll intermédiaire, vous devez vérifier qu'il dispose des bons agréments. En collaborant avec un acteur qui ne remplit pas les conditions légales, vous risquez que le contrat de travail soit réputé exister directement avec vous. Avec toutes les obligations qui en découlent et d'éventuelles amendes.

Chez Recruit, nous travaillons dans le strict respect de la législation belge. Nos contrats et nos processus sont alignés sur les exigences de la loi du 24 juillet 1987, pour que vous n'ayez pas à vous soucier des pièges juridiques.

Payroll vs bureau d'intérim : les différences

Le payroll et le bureau d'intérim reprennent tous deux la qualité d'employeur juridique, mais des différences importantes les séparent. C'est sans doute la question la plus posée.

Recrutement et sélection

Avec le payroll, c'est vous-même qui sélectionnez la personne à engager. Vous trouvez le candidat, menez les entretiens et faites le choix. L'entreprise de payroll engage ensuite votre candidat.

Avec un bureau d'intérim, c'est l'inverse. Le bureau cherche, sélectionne et propose des candidats. Vous choisissez dans son offre.

Exclusivité

Un collaborateur en payroll travaille exclusivement pour vous. Il figure certes sur la liste de paie de l'entreprise de payroll, mais n'exécute des missions que pour votre organisation.

Un intérimaire, lui, peut travailler pour plusieurs donneurs d'ordre à la fois. Le bureau d'intérim détermine où et quand chacun est affecté.

Conditions de travail et CCT

C'est ici que se trouve une grande différence. Un collaborateur en payroll relève de la CCT de votre secteur. Vous travaillez dans l'horeca ? Ce sont les conditions de la CP 302 qui s'appliquent. Dans la construction ? La CP 124.

Un intérimaire relève de la CCT intérim (CP 322). Ses conditions de travail sont donc réglées différemment.

Attention : les règles spécifiques peuvent varier fortement d'une commission paritaire à l'autre. Ce qui vaut en CP 200 (employés) ne s'applique pas automatiquement en CP 140 (transport) ou en CP 118 (alimentation). Vérifiez toujours les conditions propres à votre secteur. Vous voulez en savoir plus sur la CCT qui s'applique précisément ? Lisez notre article sur la CCT en payroll par secteur.

Remplacement en cas de maladie

Un collaborateur en payroll tombe malade ? C'est à vous d'assurer le remplacement. L'entreprise de payroll gère le suivi administratif, mais pas le remplacement opérationnel.

Avec un bureau d'intérim, vous pouvez généralement demander l'envoi d'un remplaçant.

Vous voulez creuser les différences avec un contrat classique ? Lisez alors notre comparaison entre payroll et contrat traditionnel.

Les avantages du payroll

Le payroll attire de plus en plus d'employeurs belges, et pour de bonnes raisons. Les principales :

Plus de tracas administratifs

Toute l'administration RH est prise en charge. Pas de stress lié à la Dimona, pas de calculs pour les cotisations ONSS, pas de prise de tête avec les fiches de paie. Vous recevez une facture, et c'est tout.

Risques transférés

En cas de maladie, d'accident du travail ou de licenciement, les risques financiers reposent en grande partie sur l'entreprise de payroll. Pensez au salaire garanti, aux indemnités de licenciement et aux trajets de réintégration.

Flexibilité préservée

Vous pouvez monter en puissance rapidement en période d'affluence, puis réduire la voilure quand ça se calme. Sans avoir à gérer vous-même la complexité de l'engagement et du licenciement.

Focus sur votre cœur de métier

Plutôt que de passer des heures sur l'administration salariale, vous consacrez ce temps à ce qui crée vraiment de la valeur pour votre entreprise.

On le constate surtout dans les entreprises qui font régulièrement appel à des collaborateurs temporaires. La charge administrative par collaborateur y est disproportionnée par rapport à la durée de la mise au travail.

Inconvénients et points d'attention

Tout cela sonne bien, mais quels sont les pièges ? Car il y en a aussi.

Un coût un peu plus élevé

En moyenne, le payroll coûte 2 à 4 % de plus que de rémunérer soi-même. Vous payez pour le service, la couverture des risques et l'administration. Est-ce que ça en vaut la peine ? Cela dépend de votre situation.

Un lien moins direct

Juridiquement, le collaborateur n'est pas votre travailleur. Certains employeurs perçoivent cela comme un frein au team building ou aux relations de long terme. En pratique, cela change souvent peu de choses (le collaborateur est chez vous tous les jours), mais c'est un élément à garder en tête.

Une dépendance à un partenaire externe

Vous dépendez de la qualité de l'entreprise de payroll. Lente dans les déclarations ? Vous en subissez les conséquences. C'est pourquoi le choix d'un partenaire fiable est crucial.

Pas de remplacement en cas de maladie

Contrairement à un bureau d'intérim, une entreprise de payroll n'organise pas de remplacement si votre collaborateur tombe malade. Ce défi opérationnel reste de votre côté.

Combien coûte le payroll ?

Le coût du payroll se calcule via un facteur de conversion, généralement compris entre 1,65 et 1,82. Car « ça coûte de l'argent » n'est pas une réponse.

Les entreprises de payroll travaillent avec ce facteur de conversion (aussi appelé facteur payroll).

Exemple de calcul :

Imaginons un collaborateur qui gagne 15 € bruts de l'heure. Avec un facteur payroll de 1,70, le coût total pour vous, en tant que donneur d'ordre, est de :

15 € × 1,70 = 25,50 € de l'heure

Ce facteur comprend :

• Le salaire brut du collaborateur

• Les cotisations patronales (environ 25 % dans le secteur marchand)

• Le pécule de vacances et la prime de fin d'année (au prorata)

• Les assurances et frais administratifs

• La marge de l'entreprise de payroll

À titre de comparaison : si vous rémunérez vous-même, vous arrivez à un coût salarial total de l'ordre de 20 à 22 € de l'heure (selon votre secteur et d'éventuelles réductions, chiffres 2026). Le payroll coûte donc effectivement un peu plus cher, mais en contrepartie, vous n'avez plus rien à gérer.

Vous voulez savoir comment ces coûts se comparent à ceux d'un bureau d'intérim ? Consultez notre article sur le coût d'un bureau d'intérim. Ou lisez notre comparaison détaillée entre payroll et bureau d'intérim.

Pour qui le payroll est-il adapté ?

Le payroll n'est pas le meilleur choix pour toutes les entreprises. Il fonctionne surtout bien dans ces situations :

Périodes de pointe et travail saisonnier

L'horeca en été, le retail pendant les fêtes, l'agriculture pendant la récolte. Si vous devez régulièrement monter et descendre en puissance, le payroll vous épargne beaucoup de travail administratif.

Missions par projet

Vous avez besoin de quelqu'un pour un projet précis de trois ou six mois. À l'échéance, le contrat s'arrête automatiquement via l'entreprise de payroll.

Petits employeurs sans service RH

En tant qu'entrepreneur, vous n'avez pas le temps de vous plonger dans toutes les subtilités de la législation du travail belge. Après plus de 15 ans dans le payroll belge, nous savons que c'est l'une des principales raisons qui poussent les entrepreneurs à choisir le payroll : la certitude que tout se déroule correctement, sans y perdre le sommeil.

Tester avant d'engager définitivement

Vous voulez d'abord « essayer » quelqu'un un certain temps avant de proposer un contrat fixe. Le payroll le permet, sans devoir établir et suivre vous-même un contrat à durée déterminée.

En résumé

Le payroll intermédiaire repose sur une idée : vous gardez la maîtrise de qui travaille et de ce qu'ils font, tandis que quelqu'un d'autre s'occupe de la paperasse. Un peu plus cher que de rémunérer soi-même ? Oui. Mais le gain de temps et la tranquillité d'esprit compensent souvent largement.

Est-ce fait pour vous ? Cela dépend de la fréquence à laquelle vous faites appel à du personnel temporaire et de la valeur que vous accordez au fait de « ne plus réfléchir aux délais Dimona ».

Comment Recruit vous accompagne

Engager des renforts temporaires sans tracas administratifs ? C'est précisément pour cela que nous avons conçu Recruit.

Avec Recruit :

• Des contrats en moins de 60 secondes - Créez des contrats d'essai et d'intérim sans complications

• Un calcul salarial automatique - Une rémunération correcte selon la législation en vigueur et votre commission paritaire

• Dimona et documents sociaux - Nous gérons toutes les déclarations, vous vous concentrez sur votre business

• Un support personnel 24/7 - Toujours un interlocuteur fixe qui connaît votre entreprise

• Aucun frais mensuel fixe - Vous ne payez que ce que vous utilisez

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Questions fréquentes

De quelle CCT relève un collaborateur en payroll ?

Un collaborateur en payroll relève de la CCT de votre secteur en tant que donneur d'ordre, et non de la CCT intérim. Vous travaillez dans l'horeca (CP 302) ? Ce sont ces conditions qui s'appliquent. C'est une différence importante avec le travail intérimaire classique.

Qui paie le salaire en cas de maladie d'un collaborateur en payroll ?

L'entreprise de payroll est l'employeur juridique et paie donc le salaire garanti en cas de maladie. Les coûts sont intégrés dans le facteur payroll que vous payez. En tant que donneur d'ordre, vous n'avez aucune charge administrative.

Puis-je engager définitivement un collaborateur en payroll par la suite ?

Oui, c'est possible. La plupart des contrats de payroll prévoient une procédure d'insertion. Après une certaine période, vous pouvez proposer au collaborateur un contrat direct. Renseignez-vous au préalable sur les conditions auprès de votre partenaire payroll.

Le payroll, est-ce la même chose que le travail intérimaire ?

Non. Avec le payroll, vous sélectionnez vous-même le collaborateur et celui-ci travaille exclusivement pour vous. Avec le travail intérimaire, c'est le bureau qui assure le recrutement, et le collaborateur peut travailler pour plusieurs donneurs d'ordre. La CCT diffère également : le payroll suit votre secteur, l'intérim suit la CCT intérim.

Les informations de cet article sont purement indicatives et ne remplacent pas un conseil juridique ou comptable professionnel. La législation du travail évolue régulièrement. Consultez toujours la législation en vigueur ou prenez contact avec un expert RH pour un conseil adapté à votre situation.