Télétravail et travail à domicile : indemnités et règles pour l'employeur

Une de vos collaboratrices travaille trois jours par semaine depuis chez elle. Son bureau, son internet, son électricité. Un jour, elle vous demande si tout cela ne mérite pas une indemnité. Vous voulez bien faire les choses, mais combien pouvez-vous lui verser ? Est-ce même obligatoire ? Et quelles sont les conséquences pour l'ONSS et le fisc ?

En tant qu'employeur en Belgique, impossible d'y échapper. Le télétravail n'est plus une solution temporaire : c'est désormais une composante durable de notre façon de travailler. Et cela s'accompagne d'obligations. Sur les indemnités, sur les contrats, sur les accidents du travail. Cet article vous explique ce que vous devez savoir sur l'indemnité de travail à domicile, les règles qui s'appliquent et la manière de tout régler correctement.

En résumé : l'indemnité forfaitaire de travail à domicile s'élève actuellement à 160,99 euros par mois (montant indicatif depuis le 1er mars 2026, indexé chaque année). Elle est exonérée de cotisations ONSS et d'impôts, pour autant que vous respectiez les conditions. Vous pouvez en outre accorder des indemnités complémentaires pour l'internet et le matériel personnel.

Télétravail structurel ou occasionnel : la différence

Aux yeux de la loi, tous les télétravails ne se valent pas. La Belgique distingue clairement deux formes, et cette distinction influence directement vos obligations d'employeur.

Le télétravail structurel

Le télétravail structurel, c'est lorsque votre collaborateur travaille régulièrement depuis son domicile ou un autre lieu en dehors de l'entreprise. Pensez à un schéma fixe : tous les mardis et jeudis à la maison, ou trois jours fixes par semaine. Ce type de télétravail relève de la CCT n° 85, conclue en 2005 par le Conseil National du Travail et adaptée par la suite via la CCT n° 85bis.

Concrètement ? En tant qu'employeur, vous avez plusieurs obligations bien précises :

• Une convention écrite ou un avenant au contrat de travail est obligatoire

• Vous devez intervenir dans les frais supportés par le travailleur (matériel, internet, frais de bureau)

• Le télétravailleur conserve les mêmes droits que ses collègues présents au bureau

• Vous devez convenir des modalités de joignabilité et des horaires de travail

Le télétravail occasionnel

Le télétravail occasionnel, c'est exactement ce que le nom indique : de temps en temps, sans régularité. Votre collaborateur travaille chez lui parce que le plombier passe, parce qu'il y a une grève des trains, ou pour avancer un projet au calme. Ce type relève de la loi sur le travail faisable et maniable de 2017.

La grande différence ? Pour le télétravail occasionnel, vous n'êtes pas tenu, comme employeur, de verser une indemnité de frais. Vous pouvez le faire, mais ce n'est pas obligatoire. Aucune convention écrite détaillée n'est non plus exigée, même s'il est judicieux de fixer quelques règles de base.

Dans la pratique, ces deux formes se confondent parfois. Quelqu'un qui télétravaille « de temps en temps » mais le fait chaque semaine relève en réalité du télétravail structurel. L'ONSS regarde le schéma réel, pas l'étiquette que vous lui collez.

L'indemnité de travail à domicile : combien verser ?

C'est la question centrale pour la plupart des employeurs. L'ONSS et le fisc appliquent des montants forfaitaires que vous pouvez accorder en exonération d'impôts et de cotisations sociales. Tant que vous restez dans ces limites, l'indemnité constitue un montant net pour votre travailleur et un coût déductible pour vous.

Le forfait de base : l'indemnité de bureau

Le montant forfaitaire de base pour l'indemnité de travail à domicile s'élève à 160,99 euros par mois (montant en vigueur depuis le 1er mars 2026, indicatif). Ce montant est régulièrement indexé et couvre les frais de bureau typiques qu'un travailleur supporte chez lui :

• L'utilisation d'un espace de bureau à domicile (loyer, amortissement)

• L'électricité, le chauffage et l'eau

• Les fournitures de bureau (papier, stylos, classeurs)

• L'entretien et les petites réparations

• L'assurance du logement (au prorata)

Ce montant vaut aussi bien pour les travailleurs à temps plein qu'à temps partiel. C'est un malentendu fréquent : même la personne qui travaille quatre jours par semaine et en télétravaille deux peut percevoir l'indemnité complète.

Les indemnités complémentaires au forfait

Au-delà du forfait de base, vous pouvez accorder, en tant qu'employeur, des indemnités supplémentaires, elles aussi exonérées d'ONSS et d'impôts :

• Connexion internet privée : maximum 20 euros par mois pour l'usage professionnel de la connexion internet personnelle

• Ordinateur personnel avec périphériques : maximum 20 euros par mois si le travailleur utilise un ordinateur privé pour le travail

• Deuxième écran, imprimante ou scanner : maximum 10 euros par mois et par appareil

Au total, vous pouvez donc indemniser, en exonération d'impôts, jusqu'à environ 161 à 211 euros par mois (montant indicatif), selon la situation. Un bel avantage extralégal, sans alourdir votre coût salarial. Vous voulez connaître précisément l'impact sur l'ensemble de vos coûts de personnel ? Consultez alors notre guide sur le calcul du coût salarial.

Les conditions pour conserver l'exonération fiscale

L'ONSS et le fisc posent des conditions claires. Si vous ne les respectez pas, l'indemnité est considérée comme du salaire et vous y payez des cotisations sociales et des impôts.

Les principales conditions :

• Le travailleur doit télétravailler de manière structurelle et régulière, soit l'équivalent d'au moins un jour de travail par semaine, apprécié sur une base mensuelle

• Une convention écrite doit organiser le télétravail

• L'indemnité doit être forfaitaire (un montant mensuel fixe, et non basé sur les frais réels)

• Vous ne pouvez pas combiner le forfait avec le remboursement des frais de bureau réels

Ce dernier point est important. Soit vous optez pour le forfait, soit pour le remboursement sur pièces justificatives. Combiner les deux est interdit, sous peine d'une requalification par l'ONSS.

La convention de télétravail : que doit-elle contenir ?

Une poignée de main ne suffit pas. Pour le télétravail structurel, la loi exige une convention écrite, soit dans le contrat de travail lui-même, soit en annexe. Et cette convention doit obligatoirement régler un certain nombre de points.

Les mentions obligatoires

La convention de télétravail contient au minimum :

• La fréquence du télétravail (quels jours, combien de jours par semaine)

• Le lieu d'exécution du télétravail (adresse du domicile ou autre lieu)

• Les périodes durant lesquelles le télétravailleur doit être joignable et par quels canaux

• Les indemnités ou modalités de prise en charge des frais applicables

• Les conditions de retour sur le lieu de l'entreprise

• Les modalités relatives au matériel mis à disposition

• Qui assure le support technique

Quelques conseils pratiques pour la convention

Mentionnez explicitement le lieu de travail. Ce n'est pas qu'une formalité. En cas d'accident du travail (nous y reviendrons), le lieu de travail enregistré joue un rôle crucial dans la reconnaissance. Si votre collaborateur tombe dans l'escalier menant à son bureau à domicile, à l'adresse figurant dans la convention, il s'agit potentiellement d'un accident du travail. Si cette même personne travaille depuis un café qui n'est consigné nulle part, les choses se compliquent nettement.

Vous voulez en savoir plus sur les formalités liées aux contrats de travail en Belgique ? Nous y avons consacré un guide complet.

Matériel et équipement : qui paie quoi ?

En cas de télétravail structurel, l'employeur est tenu de fournir, d'installer et d'entretenir le matériel nécessaire. La loi est assez claire à ce sujet : si vous attendez de quelqu'un qu'il travaille de chez lui, vous lui en donnez les moyens.

Concrètement, il s'agit le plus souvent de :

• Un ordinateur portable ou de bureau

• Un écran (éventuellement un deuxième)

• Un clavier et une souris

• Un casque pour les visioconférences

• Éventuellement une chaise de bureau ergonomique

Le travailleur met son propre matériel à disposition ? Vous le compensez alors via les forfaits complémentaires (20 euros par mois pour l'ordinateur, 10 euros pour un écran supplémentaire). Ce choix se décide de préférence à l'avance et se consigne dans la convention de télétravail.

Attention : les frais de communication et de connexion internet sont eux aussi à charge de l'employeur. Cela peut passer par le forfait de 20 euros par mois pour la connexion internet.

Accidents du travail en télétravail : êtes-vous couvert ?

Une préoccupation fréquente, tant chez les employeurs que chez les travailleurs. La réponse courte : oui, les télétravailleurs sont couverts par l'assurance accidents du travail. Mais les règles sont plus précises qu'on ne le pense parfois.

La présomption légale

Depuis la modification législative du 21 novembre 2018, un accident survenu pendant le télétravail est présumé être un accident du travail, à deux conditions :

• L'accident se produit sur le lieu de travail consigné par écrit (dans la convention de télétravail ou ailleurs)

• L'accident survient pendant les heures de travail convenues par écrit

En l'absence d'accords écrits sur le lieu et les heures, on se réfère à l'horaire de travail habituel de l'entreprise et au domicile du télétravailleur comme lieu de travail par défaut.

Les déplacements domicile-travail les jours de télétravail

C'est là que cela devient intéressant. Les télétravailleurs bénéficient de la même protection pour le trajet entre le domicile et la garderie ou l'école, aller-retour. Vous tombez en allant chercher votre enfant à la crèche un jour de télétravail ? Cela relève de l'assurance accidents du travail, exactement comme un jour de travail ordinaire.

Mais un saut chez le boulanger pendant votre pause de midi ? C'est une autre histoire. Les règles habituelles concernant les accidents survenus sur le chemin du travail ne s'appliquent pas automatiquement ici.

Que pouvez-vous faire en tant qu'employeur ?

Veillez à ce que votre assurance accidents du travail couvre explicitement le télétravail. La plupart des assureurs belges le font désormais d'office, mais vérifiez-le. Et surtout : assurez-vous que le lieu et les heures de travail sont consignés par écrit. C'est ce qui fait la différence entre une reconnaissance rapide et un litige interminable avec l'assureur.

Droit à la déconnexion : les limites de la joignabilité

Depuis le 1er avril 2023, les employeurs occupant 20 travailleurs ou plus doivent conclure des accords formels sur le droit à la déconnexion. Cette obligation découle du Deal pour l'emploi et prend tout son sens dans un contexte de télétravail. Car lorsque votre bureau est aussi votre salon, la frontière entre travail et vie privée s'estompe vite.

Que devez-vous régler ?

Le droit à la déconnexion signifie que les travailleurs ne sont pas tenus, en dehors de leurs heures de travail, d'être joignables via les outils numériques professionnels. Pas de courriels à répondre le soir, pas de messages Teams le dimanche.

En tant qu'employeur, vous devez, via une CCT au niveau de l'entreprise ou via une adaptation du règlement de travail, convenir de :

• Les modalités pratiques : quand ne pouvez-vous pas contacter vos travailleurs ?

• Les consignes relatives à l'usage des outils numériques protégeant les temps de repos, les congés et la vie privée

• La formation et la sensibilisation, tant des travailleurs que des dirigeants

Si votre secteur dispose déjà d'une CCT sur la déconnexion rendue obligatoire, l'obligation au niveau de l'entreprise disparaît. Mais dans bien des secteurs, une telle CCT sectorielle fait défaut : la balle est donc dans votre camp, en tant qu'employeur.

Combiner déconnexion et télétravail

Dans la convention de télétravail, vous fixez les heures de joignabilité. C'est précisément votre point d'ancrage pour les accords de déconnexion. Combinez les deux : les heures pendant lesquelles votre télétravailleur doit être joignable (convention de télétravail) et celles où personne n'est tenu de réagir (déconnexion). Vous créez ainsi un cadre clair pour tous.

Bien-être et ergonomie en travail à domicile

La législation sur le bien-être s'applique également aux télétravailleurs. En tant qu'employeur, vous êtes responsable des conditions de travail, même lorsque ce lieu de travail est une chambre ou une mansarde.

L'analyse des risques

Votre conseiller en prévention doit intégrer les risques du télétravail dans l'analyse des risques de l'entreprise. Pensez à :

• Les risques ergonomiques (mauvaise posture, chaise ou bureau inadaptés)

• Les risques psychosociaux (isolement, brouillage travail-vie privée, burn-out)

• Le travail sur écran (éclairage, hauteur d'écran, pauses)

L'approche pratique

Beaucoup d'employeurs choisissent de fournir une checklist ergonomique permettant aux travailleurs d'évaluer leur poste de télétravail. Certaines entreprises vont plus loin et proposent un budget pour une chaise ergonomique ou un bureau assis-debout. Ce n'est pas une obligation légale, mais c'est un avantage extralégal malin, qui coûte peu et génère beaucoup de bonne volonté.

Le traitement salarial de tels avantages en nature peut être complexe. Un partenaire payroll comme Recruit peut vous aider à le gérer correctement, pour éviter les mauvaises surprises lors d'une inspection sociale.

Fiscal et social : l'impact sur le calcul du salaire

L'indemnité de travail à domicile n'est pas un simple montant que vous virez. Elle a des conséquences sur votre administration salariale et vos déclarations sociales.

Le traitement ONSS

Les indemnités forfaitaires (indemnité de bureau, internet, ordinateur personnel) sont exonérées de cotisations ONSS, à condition de rester dans les maxima autorisés et que le travailleur télétravaille effectivement de manière structurelle. Vous les mentionnez sur la fiche de paie comme indemnité de frais, et non comme salaire.

Vous dépassez les forfaits ? L'ONSS considère alors l'excédent comme du salaire, avec toutes les cotisations qui en découlent. Cela peut représenter un surcoût considérable. Vous voulez en savoir plus sur le passage du brut au net et sur les cotisations qui entrent en jeu ? Nous l'expliquons dans un article distinct.

Le traitement fiscal

Sur le plan fiscal, le SPF Finances suit la même ligne que l'ONSS. Les indemnités forfaitaires sont exonérées d'impôts pour le travailleur et déductibles pour l'employeur. Le Service des Décisions Anticipées (service des rulings) l'a confirmé à plusieurs reprises.

Attention toutefois : si vos travailleurs réclament à la fois une indemnité de travail à domicile et une déduction forfaitaire de frais professionnels, un chevauchement peut apparaître. Dans la plupart des cas, ce n'est pas un problème, car l'employeur verse l'indemnité et le travailleur ne déduit alors plus ses propres frais professionnels pour les mêmes dépenses.

La mention sur la fiche de paie

L'indemnité de travail à domicile figure sur la fiche de paie sous la rubrique « frais propres à l'employeur ». C'est le terme technique désignant les indemnités de frais qui ne sont pas considérées comme du salaire. Veillez à ce que votre logiciel de payroll traite cela correctement, car une mention erronée peut donner lieu à des discussions lors d'un contrôle.

Chez Recruit, les indemnités de frais sont automatiquement comptabilisées correctement, selon les instructions ONSS en vigueur, pour que vous ayez la certitude que vos documents sociaux sont en règle.

Questions fréquentes sur l'indemnité de travail à domicile

Dois-je verser une indemnité de travail à domicile si mon travailleur ne télétravaille qu'un jour par semaine ?

Oui : tant que c'est structurel (chaque semaine, sur une base régulière), vous avez le droit d'accorder l'indemnité forfaitaire complète. L'ONSS ne fait pas de distinction selon le nombre de jours de télétravail, pour autant que l'équivalent d'au moins un jour de travail par semaine soit atteint.

Un travailleur à temps partiel peut-il aussi percevoir l'indemnité complète ?

Oui. L'indemnité forfaitaire de travail à domicile n'est pas proratisée selon le régime de travail. Un travailleur à temps partiel qui télétravaille régulièrement a droit au même forfait qu'un collègue à temps plein.

Que se passe-t-il si mon travailleur souhaite télétravailler depuis l'étranger ?

C'est une situation plus complexe, avec des conséquences sur la sécurité sociale et la fiscalité. Au sein de l'UE, des règles spécifiques s'appliquent (le régime du travail multi-États). Consultez un spécialiste avant de donner votre accord. L'indemnité de travail à domicile décrite dans cet article vaut pour le télétravail depuis la Belgique.

Dois-je verser une indemnité en cas de télétravail occasionnel ?

Non : en cas de télétravail occasionnel, il n'existe aucune obligation légale d'indemniser les frais. Vous pouvez le faire, mais l'ONSS attend alors que vous puissiez démontrer qu'il s'agit de frais réels. Le système forfaitaire ne s'applique pas ici.

L'indemnité de travail à domicile peut-elle être combinée avec d'autres avantages ?

Oui : l'indemnité de travail à domicile est indépendante des autres avantages extralégaux comme les chèques-repas, une voiture de société ou une assurance groupe. C'est une indemnité de frais, pas un avantage au sens strict.

Conclusion

Organiser le télétravail en tant qu'employeur, c'est bien plus que verser une indemnité de travail à domicile. C'est un ensemble cohérent : une convention de télétravail correcte, des accords clairs sur la joignabilité et la déconnexion, une assurance accidents du travail qui couvre le télétravail, et un traitement salarial qui comptabilise correctement toutes les indemnités.

L'indemnité forfaitaire de travail à domicile de 160,99 euros par mois (montant indicatif depuis le 1er mars 2026) offre un moyen simple et fiscalement avantageux de compenser vos télétravailleurs. Ajoutez-y les forfaits complémentaires pour l'internet et le matériel personnel, et vous proposez un ensemble attractif sans faire exploser votre coût salarial.

Prenez le temps de coucher votre politique de télétravail sur le papier. Cela protège non seulement vos travailleurs, mais aussi vous-même. Lors d'un contrôle de l'ONSS ou en cas d'accident du travail, une politique bien documentée fait toute la différence.

Comment Recruit vous aide

Vous préférez vous concentrer sur votre cœur de métier plutôt que sur l'administration salariale ? C'est là qu'intervient Recruit.

Avec Recruit :

• Des contrats en moins de 60 secondes - Créez des contrats d'essai et d'intérim sans tracas

• Un calcul salarial automatique - Une rémunération correcte selon la législation actuelle et votre commission paritaire

• Dimona et documents sociaux - Nous gérons toutes les déclarations, vous vous concentrez sur votre business

• Un support personnel 24/7 - Toujours un contact attitré qui connaît votre entreprise

• Aucun frais mensuel fixe - Vous ne payez que ce que vous utilisez

Essayez Recruit ou contactez nos experts RH pour un conseil sur mesure.

Les informations contenues dans cet article sont purement informatives et ne remplacent pas un conseil professionnel juridique ou comptable. La législation du travail évolue régulièrement. Consultez toujours la législation en vigueur ou contactez un expert RH pour un conseil adapté à votre situation. Attention : les règles peuvent varier selon la commission paritaire et le secteur. Les montants mentionnés dans cet article sont indicatifs et basés sur les données les plus récentes disponibles (2026). Vérifiez toujours les instructions ONSS en vigueur pour les forfaits applicables.