Payroll op maat: oplossingen voor elke bedrijfsgrootte
Een starter met één medewerker heeft andere noden dan een KMO met vijftig werknemers. Toch wordt payroll vaak als one-size-fits-all verkocht.
Dat klopt niet. En het kost je geld.
Hieronder vind je welke payroll-oplossingen passen bij welke bedrijfsgrootte. Van zelf doen tot volledig uitbesteden, inclusief wat het echt kost (en waar je beter niet op bespaart).
De schaalvraag
Payroll is complex in België. Paritaire comités, RSZ-bijdragen, dimona-aangiftes, vakantiegeld, eindejaarspremies. Het aantal regels? Overweldigend.
Maar de impact verschilt enorm per bedrijfsgrootte.
Bij 1-5 werknemers raakt elke fout je direct. Je hebt weinig marge voor administratie, laat staan voor herstelwerk achteraf.
Met 5-20 werknemers neemt het volume toe. Maar dedicated HR? Nog niet rendabel.
Vanaf 20-50 werknemers stijgt de complexiteit zo snel dat specialisatie nodig wordt. Je krijgt te maken met meerdere paritaire comités, deeltijdse contracten, flexi-jobs.
Boven de 50 werknemers heb je schaalvoordelen. Maar ook meer diversiteit in contracttypes, wat andere vragen stelt aan je payroll-aanpak. Benieuwd wat dit kost? Lees ons artikel over kosten van loonadministratie.
Waar je zit op deze schaal bepaalt welke oplossing past. En waar je naartoe wilt, misschien nog meer.
Optie 1: Zelf doen
Ja, het kan. Met de juiste software en kennis kun je je eigen loonadministratie voeren.
Wanneer realistisch?
Als je vaste medewerkers hebt met standaard contracten. Eén paritair comité. Tijd en interesse om de wetgeving bij te houden (en dat blijft doen, want die wijzigt elk jaar). Maximaal 5-10 medewerkers.
Voordelen:
Laagste directe kosten. Volledige controle. Geen afhankelijkheid van derden. Je weet altijd exact wat er gebeurt met je loonverwerking.
Nadelen:
Tijdsintensief. Reken op 2-4 uur per maand voor 5 medewerkers. En dat is als alles vlot loopt. Een vakantiegeldberekening die niet klopt? Daar kun je twee avonden mee bezig zijn.
Risico op fouten met juridische gevolgen. Je moet wetgeving zelf bijhouden. Geen sparringpartner bij vragen. En die vragen komen vaker dan je denkt.
Typische kosten:
Loonsoftware kost €20-80 per maand. Plus je eigen tijd. Die tijd telt ook, al staat hij niet op de factuur.
Optie 2: Sociaal secretariaat
De klassieke Belgische oplossing. Een erkend sociaal secretariaat neemt de loonadministratie over.
Wanneer geschikt?
Vanaf je eerste werknemer. Vooral interessant bij groei of complexiteit (meerdere paritaire comités, combinatie van deeltijds en voltijds, flexi-jobs erbij). Of als je gewoon zekerheid wilt over correcte verloning zonder er zelf in te duiken.
Voordelen:
Expertise in Belgische wetgeving. Automatische updates bij wetswijzigingen. Juridische ondersteuning inbegrepen (handig bij een ontslag of discussie over arbeidsvoorwaarden). RSZ-aangiftes worden voor je gedaan.
Nadelen:
Maandelijkse kosten per werknemer. Bij grote spelers soms minder persoonlijk (je belt naar een callcenter, niet naar "Katrien die je dossier kent"). Standaarddienstverlening past niet altijd perfect bij specifieke situaties.
Typische kosten:
Gemiddeld €40-50 per werknemer per maand. Lidmaatschap rond €80 per jaar. Extra kosten voor specifieke documenten of advies kunnen bijkomen (denk aan een attestering voor de bank, of juridisch advies over een ontslag).
Bij grotere bedrijven kunnen de kosten oplopen. Een bedrijf met 50 werknemers betaalt indicatief €12.000-15.000 per jaar. Exclusief software en extra diensten.
Optie 3: Payrolling
Bij payrolling besteed je het juridisch werkgeverschap uit. De medewerker staat niet bij jou op de loonlijst, maar bij het payrollbedrijf.
Wanneer geschikt?
Tijdelijke of flexibele medewerkers. Pieken en dalen in je personeelsbehoefte (horeca in de zomer, retail in december). Geen zin in HR-administratie. Of je wilt iemand testen voor vaste aanwerving zonder direct een eigen contract te geven.
Voordelen:
Geen omkijken naar administratie. Risico's zoals ziekte en ontslag liggen bij het payrollbedrijf. Snel opschalen en afbouwen zonder juridische rompslomp. Voorspelbare kosten per uur, zonder verrassing op de loonbrief.
Nadelen:
Duurder dan zelf verlonen. De factor ligt tussen 1,65 en 1,82 keer het brutoloon. Soms ook een minder directe band met de medewerker (administratief is die niet van jou). En bij ziekte krijg je vaak geen vervanging, anders dan bij een uitzendkantoor.
Typische kosten:
Factor 1,65-1,82 keer het brutoloon. Alle kosten inbegrepen.
Meer weten over payrolling? Lees ons uitgebreide artikel over payroll als intermediair of bekijk de voor- en nadelen van payroll.
Optie 4: Hybride aanpak
De meeste KMO's landen uiteindelijk hier. Een combinatie.
Vaste medewerkers via het sociaal secretariaat. Flexibele krachten via payroll. Best of both worlds.
Voorbeeld:
Een horecazaak met 8 vaste medewerkers en 15 flexi-jobbers in het weekend. De vaste krachten lopen via het sociaal secretariaat (voorspelbaar, lagere kost, stabiel). De flexi-jobbers via payroll (geen administratie per persoon, snel schakelen als het druk wordt).
Dit is vaak de meest kostenefficiënte aanpak. Je combineert de voordelen van beide systemen en ontloopt de nadelen.
Keuzehulp per bedrijfsgrootte
Starter (1-3 medewerkers)
Je beste optie? Sociaal secretariaat of payroll.
Je hebt weinig tijd voor administratie en weinig marge voor fouten. Een sociaal secretariaat geeft zekerheid tegen overzichtelijke kosten. Bij één of twee tijdelijke krachten is payroll een eenvoudiger instap (en je test of die persoon het überhaupt volhoudt voor je vast contract geeft). Lees ook onze gids over je eerste werknemer inschrijven.
Kleine KMO (3-10 medewerkers)
Ga voor een sociaal secretariaat. Eventueel payroll voor flex.
Je hebt waarschijnlijk een mix van vast en tijdelijk personeel. Kies een secretariaat dat past bij je sector. Check hun ervaring met jouw paritair comité (niet alle secretariaten zijn even sterk in bijvoorbeeld horeca of bouw). Overweeg payroll voor seizoenswerk of projecten.
Groeiende KMO (10-30 medewerkers)
Sociaal secretariaat met uitgebreide dienstverlening.
Je volume rechtvaardigt betere voorwaarden. Onderhandel over tarieven (ja, dat kan). Overweeg HR-software die integreert met je secretariaat, zodat je medewerkers zelf loonbriefjes kunnen downloaden. Payroll blijft interessant voor de flexibele schil.
Middelgrote KMO (30-50+ medewerkers)
Sociaal secretariaat of eigen HR-afdeling. Plus payroll.
Je hebt mogelijk een HR-verantwoordelijke in dienst. Die kan samenwerken met het sociaal secretariaat (zij doet de strategische zaken, het secretariaat de administratie). Of je neemt meer taken intern. Payroll blijft relevant voor interim en projectwerk.
Wat bepaalt de prijs?
Waarom betaalt het ene bedrijf €35 per werknemer en het andere €55?
Aantal werknemers
Meer volume = betere tarieven. Onderhandel bij groei. Serieus.
Complexiteit
Meerdere paritaire comités, veel deeltijdse contracten, flexi-jobs en studenten verhogen de administratielast. Eén paritair comité met voltijdse contracten? Goedkoper. Vijf paritaire comités met een mix van flexi-jobs, studenten en interim? Daar betaal je voor.
Sector
Sommige sectoren zijn administratief complexer. Bouw en horeca hebben specifieke regels (denk aan slecht weer, fooienpot, maaltijdcheques). Dat zit ingebakken in de prijs.
Dienstenpakket
Basis (alleen loonverwerking) is goedkoper dan all-in. Bij all-in krijg je juridisch advies, HR-tools, een contactpersoon die je kan bellen. Kost meer, scheelt veel tijd.
Softwaregebruik
Eigen portaal? App voor medewerkers? Integraties met je boekhouding? Het kost extra. Maar het bespaart ook tijd. Die afweging maak je zelf.
Vragen om te stellen
Bij het kiezen van een payroll-oplossing:
Wat is de totale kost per werknemer, inclusief alle fees?
Vraag naar het volledige plaatje. Niet alleen "€45 per maand", maar ook lidmaatschap, extra documenten, advies.
Welke diensten zijn inbegrepen, welke kosten extra?
Is juridisch advies standaard? Of betaal je €150 per keer dat je belt met een vraag over ontslag?
Hoe snel kan ik iemand bereiken bij vragen?
Krijg je een vaste contactpersoon? Of een algemeen nummer waar je elke keer iemand anders aan de lijn hebt?
Heeft u ervaring met mijn paritair comité?
Dit is belangrijker dan je denkt. PC 302 (horeca) is anders dan PC 200 (bedienden). Je wilt iemand die je sector kent. Meer over paritaire comités vind je in ons artikel over paritair comité in België.
Hoe werkt de software en is er een mobiele app?
Kunnen je medewerkers zelf loonbriefjes downloaden? Of moet jij alles doorsturen?
Wat gebeurt er als er fouten worden gemaakt?
Dragen zij de verantwoordelijkheid? Hoe werkt herstel? Wie betaalt boetes als het misgaat?
Hoe verloopt de overgang als ik wil veranderen?
Ben je gebonden aan een contract? Hoe lang duurt de overstap? Helpen ze bij de migratie?
De Belgische markt
Enkele grote spelers domineren de markt voor sociale secretariaten. SD Worx, Securex, Acerta, Liantis, Partena Professional. Ze hebben elk hun sterktes.
SD Worx is de grootste speler. Veel software-opties, sterk in grote bedrijven. Soms wat corporate.
Securex biedt een breed pakket. Ook verzekeringen en preventie (denk aan arbeidsgeneeskunde). Handig als je alles onder één dak wilt.
Acerta is sterk voor starters en zelfstandigen. Hun portaal is gebruiksvriendelijk, wat helpt als je geen HR-achtergrond hebt.
Liantis werkt met all-in tarieven. Transparante prijzen, geen verrassingen achteraf.
Partena Professional focust op digitalisering en KMO's. Hun app wordt goed beoordeeld.
Daarnaast zijn er kleinere, gespecialiseerde spelers. En payrollbedrijven zoals Recruit die zich richten op specifieke niches (interim, events, horeca).
Samengevat
Er is geen universele beste payroll-oplossing.
De juiste keuze hangt af van je bedrijfsgrootte, type personeel en hoeveel je zelf wilt (en kunt) doen. Een starter met twee medewerkers heeft andere prioriteiten dan een KMO met vijftig mensen op de loonlijst.
Als starter? Kies zekerheid boven de laagste prijs. Die €30 per maand die je bespaart, kost je meer als er iets misgaat.
Als KMO? Combineer sociaal secretariaat met payroll voor flex. Best of both worlds.
Als groter bedrijf? Onderhandel, integreer en optimaliseer. Je volume geeft je onderhandelingsmacht.
De beste payroll? Degene waar je niet aan hoeft te denken. Die gewoon werkt, elke maand.
Hoe Recruit je hierbij helpt
Tijdelijke krachten aannemen zonder administratieve kopzorgen? Daar hebben we Recruit voor gebouwd.
Met Recruit:
- Contracten in minder dan 60 seconden - Maak proef- en interimcontracten aan zonder gedoe
- Automatische loonberekening - Correcte verloning volgens de actuele wetgeving en je paritair comité
- Dimona en sociale documenten - Wij regelen alle aangiftes, jij focust op je business
- 24/7 persoonlijke support - Altijd een vaste contactpersoon die je bedrijf kent
- Geen vaste maandkosten - Betaal enkel voor wat je gebruikt
Probeer Recruit of neem contact op met onze HR-experts voor advies op maat.
Veelgestelde vragen
Wat kost een sociaal secretariaat gemiddeld?
Reken op €40-50 per werknemer per maand, plus lidmaatschapskosten (rond €80/jaar). Extra diensten en documenten kunnen bijkomen.
Kan ik van sociaal secretariaat veranderen?
Ja, dit kan op elk moment. De meeste secretariaten helpen bij de overstap. Reken op een overgangsperiode van 1-2 maanden.
Is payrolling duurder dan een sociaal secretariaat?
Ja, de factor bij payroll (1,65-1,82) ligt hoger dan de totale kost via een secretariaat. Maar bij payroll zijn alle risico's inbegrepen en heb je geen eigen administratie.
Vanaf hoeveel werknemers is een HR-afdeling zinvol?
Meestal vanaf 30-50 werknemers. Daaronder kun je met een goede combinatie van sociaal secretariaat en eventueel payroll prima werken.
De informatie in dit artikel is louter informatief en vervangt geen professioneel juridisch of boekhoudkundig advies. Arbeidswetgeving wijzigt regelmatig. Raadpleeg steeds de actuele wetgeving of neem contact op met een HR-expert voor advies op maat van jouw situatie.