Ziekmelding bij payroll: wat moet je als werkgever regelen?
Je medewerker belt maandagochtend: ziek. Vervelend, maar het gebeurt. Alleen: die medewerker staat niet bij jou op de loonlijst, maar bij je payrollpartner. Wie doet nu wat? En wie betaalt het gewaarborgd loon?
Hier lees je hoe ziekmelding werkt bij payroll en wat je verplichtingen zijn als gebruiker.
Wie is verantwoordelijk bij ziekte?
Dit is het kernpunt. Meer over de rechten van payroll-werknemers lees je in een apart artikel.
Bij payroll is het payrollbedrijf de juridische werkgever. Dat betekent:
- Het payrollbedrijf betaalt het gewaarborgd loon
- Het payrollbedrijf doet de ziekteaangifte bij de mutualiteit
- Het payrollbedrijf beheert het ziektedossier
- Jij regelt de operationele opvang op de vloer
Jij als gebruiker hebt een andere rol. Je bent operationeel verantwoordelijk, maar niet juridisch. In de praktijk? Je geeft de ziekmelding door aan je payrollpartner, maar verder heb je weinig administratie.
De procedure stap voor stap
Stap 1: Medewerker meldt zich ziek
De medewerker moet zich zo snel mogelijk ziek melden. Bij de meeste payrollbedrijven geldt: voor aanvang van de shift, of uiterlijk binnen het eerste uur. Jij ontvangt die melding, want de medewerker werkt bij jou op de vloer.
Stap 2: Jij geeft door aan de payrollpartner
Bel, mail of gebruik het online platform van je payrollpartner. Geef door:
- Naam van de medewerker
- Datum en tijdstip van de ziekmelding
- Verwachte duur (indien bekend)
- Of het om een herval gaat binnen 8 weken
Hoe sneller je dit doorgeeft, hoe sneller alles in orde komt.
Stap 3: Medisch attest
De medewerker moet een medisch attest bezorgen. Sinds 2024 mag een werknemer tot twee keer per jaar het eerste ziekteattest achterwege laten bij ziekte van één dag. Maar let op: dit geldt alleen voor bedrijven met meer dan 50 werknemers. Kleinere organisatie of langere ziekte? Dan is een attest altijd verplicht.
Het attest gaat naar het payrollbedrijf, niet naar jou. Je hoeft geen medische documenten te bewaren.
Stap 4: Gewaarborgd loon
Het payrollbedrijf berekent en betaalt het gewaarborgd loon. De duur hangt af van het statuut (bediende krijgt 30 kalenderdagen, arbeider progressief: eerst 7 dagen, dan nog 7, dan 14). Na het gewaarborgd loon neemt de mutualiteit over met een ziekte-uitkering.
Wat verandert er in 2026?
De wetgeving rond ziekteverzuim is de afgelopen jaren flink bijgesteld. Wat moet je weten?
Langere hervaltermijn
Als een medewerker hervalt binnen 8 weken na werkhervatting (vroeger was dit 14 dagen), telt de nieuwe ziekteperiode als voortzetting van de vorige. Impact? Je begint niet opnieuw te tellen bij het gewaarborgd loon.
Re-integratietraject
Bij langdurige ziekte (meer dan 4 weken) kan een re-integratietraject worden opgestart. Het payrollbedrijf begeleidt dit proces, maar je moet meewerken aan eventuele aanpassingen van het werk.
Medische attesten
De vrijstelling voor het eerste dagattest (bij bedrijven 50+ werknemers) blijft gelden. Check altijd bij je payrollpartner wat de exacte regels zijn voor jouw situatie.
Gewaarborgd loon: wie betaalt wat?
Dit is een van de grote voordelen van payroll. Bij ziekte betaalt het payrollbedrijf het gewaarborgd loon, niet jij. De kost zit verwerkt in de factor die je betaalt. Benieuwd naar alle voor- en nadelen? Lees ons artikel over payroll voordelen en nadelen.
Concreet:
- Medewerker is ziek? Payrollbedrijf betaalt
- Je betaalt niets extra bovenop de gebruikelijke factuur
- Na 30 dagen (bediende) of de progressieve periode (arbeider) neemt de mutualiteit over
Dit verschilt van de situatie waarbij je zelf verloont. Dan draag je als werkgever de volledige kost van het gewaarborgd loon.
Na meer dan 15 jaar in Belgische payroll weten we dat dit voor veel werkgevers een belangrijke reden is om voor payroll te kiezen. De onvoorspelbaarheid van ziekteverzuim? Dat wordt iemand anders zijn probleem.
Controle en misbruik
Wat als je twijfelt of de ziekte echt is? Bij payroll heb je beperkte mogelijkheden.
Controlearts
Het payrollbedrijf kan een controlearts sturen. Je kunt dit aanvragen, maar de beslissing ligt bij hen. Ze zullen dit doen als er signalen zijn van misbruik.
Signaleren
Merk je patronen op? Elke maandag ziek, of altijd net voor een druk weekend?
Meld dit aan je payrollpartner. Zij kunnen dan actie ondernemen.
Geen eigen initiatief
Je mag zelf geen controlearts sturen naar een payrollmedewerker. Die bevoegdheid ligt bij de juridische werkgever.
Verschil met uitzendarbeid
Bij uitzendarbeid via een uitzendbureau werkt het iets anders. Daar is het uitzendbureau ook juridisch werkgever, dus de regels zijn vergelijkbaar. Maar.
Bij uitzendarbeid kan het bureau een vervanger sturen. Bij payroll regel je vervanging zelf.
Dit is een belangrijk verschil. Kies je voor payroll vanwege de lagere kosten? Dan moet je accepteren dat vervanging bij ziekte je verantwoordelijkheid blijft.
Meer weten over dit verschil? Lees ons artikel over payroll als intermediair of payroll vs uitzendbureau.
Veelgemaakte fouten
Te laat doorgeven
Wacht niet tot het einde van de dag om een ziekmelding door te geven. Hoe sneller het payrollbedrijf weet, hoe beter zij het dossier kunnen beheren.
Medische info opvragen
Je mag niet vragen wat de medewerker mankeert. Dat is privé. Je mag alleen weten: ziek of niet ziek, en hoe lang (via het attest).
Zelf loon inhouden
Nooit doen. Het payrollbedrijf bepaalt of en hoeveel gewaarborgd loon wordt betaald. Je ontvangt gewoon je factuur.
Druk uitoefenen
Een zieke medewerker onder druk zetten om te komen werken is niet alleen fout, het kan ook juridische gevolgen hebben. Ook al werkt iemand bij jou op de vloer.
Verwarring over het attest
De medewerker stuurt het attest naar het payrollbedrijf. Niet naar jou. Veel werkgevers denken dat ze dit zelf moeten bewaren, maar dat klopt niet.
Langdurige ziekte en re-integratie
Bij ziekte langer dan 4 weken komt re-integratie in beeld. Het payrollbedrijf is verantwoordelijk voor het opstarten van het traject, maar jij speelt een rol.
Aangepast werk
Kan de medewerker lichter werk doen? Andere taken? Kortere dagen? Je moet meedenken over mogelijkheden binnen je organisatie.
Communicatie
Houd contact met de medewerker (via het payrollbedrijf). Niet over medische details, wel over werkgerelateerde zaken.
Terugkeer
Bij werkhervatting zorg je voor een goede ontvangst. De medewerker werkt misschien nog niet op volle kracht.
Tips voor een soepele afhandeling
Ziekmelding hoeft geen gedoe te zijn. Houd het simpel:
Maak de procedure duidelijk Zorg dat medewerkers weten hoe ze zich moeten ziek melden. Bij jou, niet rechtstreeks bij het payrollbedrijf.
Geef snel door Ziekmeldingen dezelfde dag nog doorgeven. Dat scheelt gedoe later.
Houd eigen administratie bij Wie, wanneer, hoe lang. Niets uitgebreids, gewoon een overzicht voor jezelf.
Vraag bij twijfel Je payrollpartner heeft dit honderden keren gedaan. Gebruik die kennis.
Regel vervanging proactief Wacht niet tot het laatste moment. Je weet dat ziekte gebeurt, vooral in drukke periodes. Lees meer over tijdelijke hulp inschakelen als je snel vervanging nodig hebt.
Kort samengevat
Ziekmelding bij payroll is administratief eenvoudiger dan zelf verlonen. Het payrollbedrijf betaalt het gewaarborgd loon en beheert het dossier. Jij geeft de melding door en regelt vervanging op de werkvloer.
De belangrijkste vuistregel? Communiceer snel en laat de administratie aan je payrollpartner over. Zo blijft iedereen gefocust op wat echt telt.
Hoe Recruit je hierbij helpt
Gewaarborgd loon correct berekenen en ziektedagen bijhouden? In ons platform gaat dat automatisch.
Met Recruit:
- Contracten in minder dan 60 seconden - Maak proef- en interimcontracten aan zonder gedoe
- Automatische loonberekening - Correcte verloning volgens de actuele wetgeving en je paritair comité
- Dimona en sociale documenten - Wij regelen alle aangiftes, jij focust op je business
- 24/7 persoonlijke support - Altijd een vaste contactpersoon die je bedrijf kent
- Geen vaste maandkosten - Betaal enkel voor wat je gebruikt
Probeer Recruit of neem contact op met onze HR-experts voor advies op maat.
Veelgestelde vragen
Moet ik als gebruiker het gewaarborgd loon betalen?
Nee. Bij payroll betaalt het payrollbedrijf het gewaarborgd loon. De kost zit verwerkt in de factor die je betaalt voor elke gewerkte uur.
Kan ik een controlearts sturen bij twijfel over ziekte?
Niet zelf. Je kunt het wel aanvragen bij je payrollpartner. Zij beslissen of een controle wordt ingezet.
Hoe snel moet ik een ziekmelding doorgeven?
Zo snel mogelijk, bij voorkeur dezelfde dag. Hoe sneller het payrollbedrijf weet, hoe beter zij het dossier kunnen opvolgen.
Wat als de medewerker geen medisch attest stuurt?
Het payrollbedrijf volgt dit op. Bij ontbreken van een verplicht attest kan het gewaarborgd loon worden opgeschort. Jij hoeft hier niets voor te doen.
De informatie in dit artikel is louter informatief en vervangt geen professioneel juridisch of boekhoudkundig advies. Arbeidswetgeving wijzigt regelmatig. Raadpleeg steeds de actuele wetgeving of neem contact op met een HR-expert voor advies op maat van jouw situatie.