Ziekteverlof werknemer: rechten en plichten werkgever
Maandagochtend, kwart voor acht. Je telefoon gaat. Een van je medewerkers belt: "Ik ben ziek, ik kan niet komen werken." En dan begint het. Wat moet die medewerker allemaal doen? En jij als werkgever? Hoe zit het met het loon, het ziektebriefje, en wat als je twijfelt of de ziekte wel echt is?
In de praktijk blijkt dit een van de onderwerpen waar werkgevers het vaakst over struikelen. Niet omdat de regels zo ingewikkeld zijn, maar omdat er zoveel situaties zijn. Kort ziek, lang ziek, herval, ziek tijdens vakantie, ziek tijdens opzegtermijn. De wetgeving is recent flink gewijzigd, vooral vanaf 2026.
In dit artikel krijg je een compleet overzicht van je verplichtingen als werkgever bij ziekte van een werknemer. Praktisch, actueel, en met aandacht voor de nieuwe regels.
Verplichtingen van de werknemer bij ziekte
Laten we beginnen bij de basis. Wat moet je werknemer doen wanneer hij of zij ziek wordt?
Onmiddellijk melden
De werknemer moet je zo snel mogelijk verwittigen. De meeste arbeidsreglementen bepalen dat dit voor aanvang van de shift moet gebeuren, of binnen het eerste uur van de werkdag. Check je eigen arbeidsreglement voor de exacte regels.
Verblijfadres doorgeven
Als de werknemer niet op het gewone thuisadres verblijft tijdens de ziekte, moet dat adres onmiddellijk worden meegedeeld. Dit is belangrijk voor een eventuele controle.
Medisch attest bezorgen
In veel gevallen moet de werknemer een ziektebriefje voorleggen. Maar hier zijn de regels recent gewijzigd. Daarover zo meteen meer.
Wanneer is een ziektebriefje verplicht?
Dit is een van de meest gestelde vragen. En het antwoord is genuanceerder dan je misschien denkt.
De hoofdregel sinds 2022
Een werknemer hoeft geen ziektebriefje voor te leggen voor de eerste dag van een arbeidsongeschiktheid. Dit geldt voor maximaal drie keer per kalenderjaar. Vanaf de vierde keer is een attest wel verplicht, ook voor een dag.
Wijziging vanaf 2026
Vanaf 1 januari 2026 is de vrijstelling beperkt tot twee keer per kalenderjaar in plaats van drie. Je werknemer mag dus nog maximaal twee keer per jaar een dag afwezig zijn zonder attest.
Uitzondering voor kleine bedrijven
Heb je minder dan 50 werknemers op 1 januari van het kalenderjaar? Dan kun je afwijken van deze regel. Je mag dan toch voor elke ziektedag een attest vragen, maar alleen als je dit opneemt in je arbeidsreglement of in een cao. Zonder die formele vastlegging geldt de algemene regel.
Praktisch
Veel kleinere werkgevers kiezen ervoor om altijd een attest te vragen. Begrijpelijk, want zo houd je overzicht. Maar vergeet niet dat dit in je arbeidsreglement moet staan.
Gewaarborgd loon: de 30 dagen regel
Hier wordt het even juridisch. Niet saai juridisch, maar wel belangrijk voor je portemonnee.
Als werkgever ben je verplicht om je zieke werknemer door te betalen gedurende een bepaalde periode. Dit noemen we het gewaarborgd loon.
Voor bedienden
Een bediende heeft recht op 30 kalenderdagen gewaarborgd loon aan 100% van het brutoloon. Dit geldt ongeacht de anciënniteit, tenzij het gaat om een contract van minder dan drie maanden.
Voor arbeiders
Bij arbeiders is de berekening complexer:
- Dag 1 tot 7: 100% van het brutoloon
- Dag 8 tot 14: 85,88% van het brutoloon
- Dag 15 tot 30: 25,88% van het begrensde brutoloon, plus 85,88% van het deel boven de grens
Let op: een arbeider moet minimaal een maand anciënniteit hebben om recht te hebben op gewaarborgd loon. Zonder die anciënniteit moet de werknemer direct naar het ziekenfonds.
Bedienden met kort contract
Voor bedienden met een contract van bepaalde duur van minder dan drie maanden gelden dezelfde regels als voor arbeiders, inclusief de anciënniteitsvoorwaarde.
Na 30 dagen
Na de periode van gewaarborgd loon neemt de mutualiteit het over. De werknemer ontvangt dan een ziekte-uitkering van ongeveer 60% van het begrensde brutoloon.
In onze ervaring met duizenden ziekmeldingen zien we dat veel werkgevers de berekening van gewaarborgd loon onderschatten. Het verschil tussen arbeiders en bedienden, de anciënniteitsvoorwaarden, de percentages per periode. Met Umeris Payroll wordt dit automatisch berekend op basis van het statuut en de situatie van je werknemer.
Herval binnen 8 weken: de nieuwe regels
Dit is een belangrijke wijziging sinds 1 januari 2026. En het kan flink schelen in je kosten.
De oude regel
Tot 2026 gold: als een werknemer na werkhervatting binnen 14 dagen opnieuw ziek werd om dezelfde reden, was er sprake van herval. Je hoefde dan geen nieuw gewaarborgd loon te betalen.
De nieuwe regel
Vanaf 2026 is deze termijn verlengd naar 8 weken. Concreet: als je werknemer na werkhervatting binnen 8 weken opnieuw ziek wordt om dezelfde medische reden, is er geen nieuw recht op gewaarborgd loon.
Is het saldo van de vorige periode nog niet opgebruikt? Dan betaal je alleen het resterende deel. Is de 30 dagen periode al verstreken? Dan valt de werknemer direct terug op de mutualiteit.
Uitzondering
Als uit een medisch attest blijkt dat de nieuwe ziekte het gevolg is van een andere oorzaak, dan start wel een nieuwe periode van gewaarborgd loon.
Voorbeeld
Je werknemer is in januari twee weken ziek geweest met rugklachten. Na werkhervatting hervalt hij in februari opnieuw met dezelfde rugklachten. Je betaalt dan maximaal het restant van de oorspronkelijke 30 dagen, niet een nieuwe volledige periode.
Controlearts sturen: wanneer en hoe
Je hebt het recht om een controlearts te sturen. Dit is geen wantrouwen, maar een wettelijk instrument om misbruik te voorkomen.
Wanneer mag je een controlearts sturen?
Vanaf de eerste dag afwezigheid. Je hoeft niet te wachten op een ziektebriefje. Je hoeft ook geen reden te geven. De duur van de verwachte afwezigheid speelt geen rol.
Hoe vaak?
Zo vaak als je nodig acht. Bij elke verlenging van het attest mag je opnieuw een controlearts sturen. Ook tijdens de periode dat de mutualiteit betaalt, kun je nog controles laten uitvoeren.
Het tijdstip
De controle mag plaatsvinden tussen 7 en 21 uur, ook op zon- en feestdagen. Je arbeidsreglement kan bepalen dat de werknemer zich gedurende maximaal 4 aaneengesloten uren ter beschikking moet houden, bijvoorbeeld tussen 14 en 18 uur.
Wat als de werknemer niet thuis is?
De controlearts laat dan een bericht achter met een oproeping. De werknemer moet zich dan op eigen initiatief bij de controlearts melden, tenzij het attest vermeldt dat verplaatsing niet toegestaan is. De reiskosten zijn voor jouw rekening.
Onttrekt de werknemer zich doelbewust aan de controle? Dan mag je het gewaarborgd loon weigeren voor de volledige periode van het attest.
Geschil tussen artsen
Wat als de controlearts oordeelt dat de werknemer kan werken, maar de behandelend arts zegt van niet? Dan kan een arts-scheidsrechter worden ingeschakeld. Die beslist binnen drie werkdagen. De verliezende partij betaalt de kosten: ongeveer 185 euro (bedragen 2024).
Wat je niet mag
Je mag niet vragen wat de werknemer mankeert. Dat valt onder het medisch beroepsgeheim. Je mag alleen weten: arbeidsongeschikt of niet, en voor hoe lang.
Langdurig zieken: re-integratie verplichtingen
Bij langdurige ziekte komen extra verplichtingen kijken. De wetgeving hierover is vanaf 2026 aanzienlijk aangescherpt.
Na 8 weken: inschatting arbeidspotentieel
Als werkgever ben je verplicht om na 8 weken arbeidsongeschiktheid een inschatting van het arbeidspotentieel te laten maken door je preventieadviseur-arbeidsarts. Dit is nieuw sinds 2026.
Na 6 maanden: verplicht re-integratietraject
Heb je 20 of meer werknemers? Dan moet je uiterlijk na 6 maanden een re-integratietraject opstarten als blijkt dat er arbeidspotentieel is. Doe je dit niet, dan riskeer je sancties: een strafrechtelijke geldboete van 400 tot 4000 euro, of een administratieve boete van 200 tot 2000 euro per betrokken werknemer.
Contact onderhouden
Sinds 2026 ben je verplicht om een procedure voor contactonderhoud met arbeidsongeschikte werknemers op te nemen in je arbeidsreglement. De arbeidsarts neemt al na een maand contact op met de zieke werknemer.
Progressieve werkhervatting
Kan je werknemer gedeeltelijk het werk hervatten? Dan kan een progressieve werkhervatting worden opgestart in overleg met de arbeidsarts. Let op: hervalt de werknemer tijdens deze progressieve werkhervatting, dan is sinds 2026 geen gewaarborgd loon meer verschuldigd. De werknemer valt dan direct terug op de mutualiteit.
Solidariteitsbijdrage voor grotere bedrijven
Heb je 50 of meer werknemers? Dan betaal je vanaf 2026 een solidariteitsbijdrage van 30% van de ziekte-uitkering tijdens de tweede en derde maand arbeidsongeschiktheid. Dit geldt voor werknemers tussen 18 en 54 jaar. De kostprijs kan oplopen tot ongeveer 1700 euro per werknemer.
In onze ervaring met duizenden dossiers zien we dat het bijhouden van ziektedagen en re-integratietermijnen een uitdaging is. Met Umeris Payroll worden deze periodes automatisch getrackt, zodat je tijdig actie kunt ondernemen.
Ziek tijdens vakantie
Sinds 2024 gelden nieuwe regels wanneer een werknemer ziek wordt tijdens de vakantie.
De werknemer kan vakantiedagen behouden
Als je werknemer ziek wordt tijdens de jaarlijkse vakantie, worden de vakantiedagen omgezet in ziektedagen. De werknemer kan deze vakantiedagen dan later opnemen.
Voorwaarden
De werknemer moet:
- Jou onmiddellijk verwittigen van de ziekte
- Het verblijfadres doorgeven als dit afwijkt van thuis
- Een medisch attest bezorgen binnen twee werkdagen
- Uitdrukkelijk vragen om de vakantiedagen later op te nemen
Gewaarborgd loon
Je bent gewaarborgd loon verschuldigd voor de ziektedagen. De vakantiedagen worden effectief omgezet.
Overdracht mogelijk
Kan de werknemer de uitgestelde vakantiedagen niet meer opnemen in het vakantiejaar? Dan mogen deze worden overgedragen tot 24 maanden na het einde van het vakantiejaar. Het vakantiegeld betaal je wel uiterlijk op 31 december van het vakantiejaar.
Dit geldt alleen voor wettelijke vakantiedagen, niet voor extralegale verlofdagen of ADV-dagen.
Ziek tijdens opzegtermijn
Een situatie die regelmatig voorkomt en tot discussie leidt.
Ontslag door werkgever: opzegtermijn wordt geschorst
Heb jij als werkgever de arbeidsovereenkomst opgezegd? Dan wordt de opzegtermijn geschorst tijdens de ziekte. De opzegtermijn wordt verlengd met het aantal ziektedagen. Dit kan een flinke financiele meerkost betekenen bij langdurige ziekte.
Ontslag door werknemer: geen schorsing
Heeft de werknemer zelf ontslag genomen? Dan loopt de opzegtermijn gewoon door tijdens de ziekte. Er is geen verlenging.
Voorbeeld
Je geeft een werknemer ontslag met een opzegtermijn van 13 weken. Na 4 weken wordt de werknemer ziek voor 3 weken. De opzegtermijn wordt dan verlengd met 3 weken. In plaats van 13 weken duurt de opzegtermijn nu 16 weken.
Alternatief: verbrekingsvergoeding
Wil je zekerheid over de einddatum? Dan kun je de arbeidsovereenkomst verbreken met betaling van een verbrekingsvergoeding. Van dit bedrag mag je het al betaalde gewaarborgd loon aftrekken.
Meer weten over opzegtermijnen? Lees ons artikel over opzegtermijn bij payroll.
Mag je een zieke werknemer ontslaan?
De eerlijke waarheid? Ja, dat mag. Maar niet om elke reden.
Geen bescherming tegen ontslag
Een zieke werknemer geniet geen wettelijke ontslagbescherming. Je kunt de arbeidsovereenkomst rechtsgeldig beeindigen tijdens de arbeidsongeschiktheid.
Wel bescherming tegen discriminatie
Je mag een werknemer nooit ontslaan vanwege de ziekte zelf. Dat is discriminatie op grond van gezondheidstoestand, verboden door de antidiscriminatiewet van 10 mei 2007.
Wanneer mag het wel?
Je moet een geldige ontslagreden kunnen aanvoeren die volledig vreemd is aan de gezondheidstoestand:
- Slechte prestaties of gedragsproblemen (gedocumenteerd)
- Economische of organisatorische redenen
- Ernstige verstoring van de bedrijfsvoering door de afwezigheid
Bewijslast
Bij een betwisting moet jij als werkgever bewijzen dat het ontslag niet discriminerend was. Bouw dus een goed dossier op met objectieve argumenten.
Sanctie bij discriminatie
Wordt het ontslag als discriminerend gekwalificeerd? Dan moet je een schadevergoeding betalen van zes maanden brutoloon.
Medische overmacht: kortere termijn
Sinds 2026 kun je de procedure voor ontslag wegens medische overmacht al starten na 6 maanden ononderbroken arbeidsongeschiktheid (vroeger was dit 9 maanden). Hieraan zijn wel strikte voorwaarden verbonden.
Veelgestelde vragen
Moet ik loon betalen als de werknemer geen ziektebriefje indient?
Als het ziektebriefje verplicht is en de werknemer het niet tijdig bezorgt, kun je het gewaarborgd loon opschorten voor de dagen waarop het attest ontbreekt. Zodra het attest binnen is, hervat de betaling.
Mag ik vragen wat de werknemer mankeert?
Nee. De aard van de ziekte valt onder het medisch beroepsgeheim. Je mag alleen weten of iemand arbeidsongeschikt is en voor hoe lang.
Hoeveel kost een controlearts?
De kosten varieren, maar reken op 50 tot 150 euro per controle. Bij een geschillenprocedure met arts-scheidsrechter komen daar kosten van ongeveer 185 euro bij. Jij als werkgever betaalt de controle, de verliezende partij betaalt de scheidsrechter.
Wat als de werknemer weigert om de controlearts te ontvangen?
Dan mag je het gewaarborgd loon weigeren. De werknemer is verplicht om zich te laten onderzoeken.
Telt ziekte in het weekend mee voor gewaarborgd loon?
Ja. Gewaarborgd loon wordt berekend in kalenderdagen, niet in werkdagen. Een weekend tijdens de ziekte telt dus mee voor de 30 dagen.
Moet ik gewaarborgd loon betalen bij een arbeidsongeval?
Ja, dezelfde regels gelden. Na het gewaarborgd loon neemt de arbeidsongevallenverzekering het over in plaats van de mutualiteit.
Kort samengevat
Als werkgever heb je bij ziekte van een werknemer duidelijke verplichtingen. Je betaalt tot 30 dagen gewaarborgd loon, je respecteert de regels rond het ziekteattest, en je kunt een controlearts inschakelen als je dat nodig vindt.
Sinds 2026 zijn de regels aangescherpt. De hervaltermijn is verlengd naar 8 weken, de vrijstelling voor het ziektebriefje is beperkt tot twee keer per jaar, en bij langdurige ziekte moet je actief werken aan re-integratie.
De belangrijkste les? Documenteer goed, handel tijdig, en schakel bij twijfel een expert in. Ziekteverzuim hoort bij ondernemen. Met de juiste kennis en tools houd je het beheersbaar.
Hoe Umeris Payroll je hierbij helpt
Gewaarborgd loon correct berekenen en ziektedagen bijhouden? In ons platform gaat dat automatisch.
Met Umeris Payroll:
- Contracten in minder dan 60 seconden - Maak proef- en interimcontracten aan zonder gedoe
- Automatische loonberekening - Correcte verloning volgens de actuele wetgeving en je paritair comité
- Dimona en sociale documenten - Wij regelen alle aangiftes, jij focust op je business
- 24/7 persoonlijke support - Altijd een vaste contactpersoon die je bedrijf kent
- Geen vaste maandkosten - Betaal enkel voor wat je gebruikt
Probeer Umeris Payroll of neem contact op met onze HR-experts voor advies op maat.
De informatie in dit artikel is louter informatief en vervangt geen professioneel juridisch of boekhoudkundig advies. Arbeidswetgeving wijzigt regelmatig. Raadpleeg steeds de actuele wetgeving of neem contact op met een HR-expert voor advies op maat van jouw situatie. De regels kunnen verschillen per paritair comite en sector.