Congé maladie du travailleur : droits et obligations de l'employeur
undi matin, huit heures moins le quart. Votre téléphone sonne. Un de vos collaborateurs vous appelle : « Je suis malade, je ne peux pas venir travailler. » Et là, tout commence. Que doit faire ce collaborateur, concrètement ? Et vous, en tant qu'employeur ? Qu'en est-il du salaire, du certificat médical, et que faire si vous doutez que la maladie soit réelle ?
Dans la pratique, c'est l'un des sujets sur lesquels les employeurs trébuchent le plus souvent. Non pas parce que les règles seraient compliquées, mais parce que les situations sont nombreuses. Maladie courte, maladie longue, rechute, maladie pendant les vacances, maladie durant le préavis. Et la législation a récemment beaucoup changé, surtout à partir de 2026.
Voici un aperçu complet de vos obligations d'employeur en cas de maladie d'un travailleur. Du concret, de l'actuel, et un focus sur les nouvelles règles.
Obligations du travailleur en cas de maladie
Commençons par la base : que doit faire votre travailleur lorsqu'il tombe malade ? Trois obligations, essentiellement.
Prévenir immédiatement
Le travailleur doit vous avertir le plus vite possible. La plupart des règlements de travail prévoient que cela doit se faire avant le début du shift, ou dans la première heure de la journée de travail. Vérifiez votre propre règlement de travail pour les règles exactes.
Communiquer l'adresse de séjour
Si le travailleur ne séjourne pas à son adresse habituelle pendant la maladie, cette adresse doit être communiquée immédiatement. C'est important en vue d'un éventuel contrôle.
Remettre un certificat médical
Dans de nombreux cas, le travailleur doit présenter un certificat médical. Mais les règles ont changé récemment. On y revient juste après.
Quand un certificat médical est-il obligatoire ?
Le certificat n'est pas toujours obligatoire : un travailleur peut s'absenter sans attester du premier jour, mais dans des limites précises. C'est l'une des questions les plus fréquentes. Et la réponse est plus nuancée qu'on ne le croit.
La règle principale depuis 2022
Un travailleur ne doit pas présenter de certificat médical pour le premier jour d'une incapacité de travail. Cela vaut au maximum trois fois par année civile. Dès la quatrième fois, un certificat devient obligatoire, même pour une seule journée.
Changement à partir de 2026
À partir du 1er janvier 2026, cette dispense est limitée à deux fois par année civile au lieu de trois. Votre travailleur ne peut donc plus s'absenter qu'au maximum deux fois par an pour une journée sans certificat.
Exception pour les petites entreprises
Vous comptez moins de 50 travailleurs au 1er janvier de l'année civile ? Vous pouvez alors déroger à cette règle. Vous pouvez exiger un certificat pour chaque jour de maladie, mais uniquement si vous le prévoyez dans votre règlement de travail ou dans une CCT. Sans cette formalisation, c'est la règle générale qui s'applique.
En pratique
Beaucoup de petits employeurs choisissent de toujours demander un certificat. C'est compréhensible : on garde ainsi une vue d'ensemble. Mais n'oubliez pas que cela doit figurer dans votre règlement de travail.
Salaire garanti : la règle des 30 jours
Ici, on entre dans le juridique. Pas du juridique ennuyeux, mais important pour votre portefeuille.
En tant qu'employeur, vous êtes tenu de continuer à payer votre travailleur malade pendant une certaine période. C'est ce qu'on appelle le salaire garanti.
Pour les employés
Un employé a droit à 30 jours calendrier de salaire garanti à 100 % du salaire brut. Cela vaut quelle que soit l'ancienneté, sauf s'il s'agit d'un contrat de moins de trois mois.
Pour les ouvriers
Chez les ouvriers, le calcul est plus complexe :
- Jour 1 à 7 : 100 % du salaire brut
- Jour 8 à 14 : 85,88 % du salaire brut
- Jour 15 à 30 : 25,88 % du salaire brut plafonné, plus 85,88 % de la part au-dessus du plafond
Attention : un ouvrier doit avoir au minimum un mois d'ancienneté pour avoir droit au salaire garanti. Sans cette ancienneté, le travailleur doit s'adresser directement à la mutualité.
Employés avec contrat court
Pour les employés avec un contrat à durée déterminée de moins de trois mois, les mêmes règles que pour les ouvriers s'appliquent, y compris la condition d'ancienneté.
Après 30 jours
Au-delà de la période de salaire garanti, c'est la mutualité qui prend le relais. Le travailleur perçoit alors une indemnité de maladie d'environ 60 % du salaire brut plafonné.
D'après notre expérience avec des milliers de déclarations de maladie, beaucoup d'employeurs sous-estiment le calcul du salaire garanti. La différence entre ouvriers et employés, les conditions d'ancienneté, les pourcentages par période. Avec Recruit, tout cela est calculé automatiquement en fonction du statut et de la situation de votre travailleur.
Rechute dans les 8 semaines : les nouvelles règles
C'est un changement important depuis le 1er janvier 2026. Et il peut peser lourd dans vos coûts.
L'ancienne règle
Jusqu'en 2026 : si un travailleur retombait malade pour la même raison dans les 14 jours suivant la reprise du travail, on parlait de rechute. Vous ne deviez alors pas payer de nouveau salaire garanti.
La nouvelle règle
À partir de 2026, ce délai est porté à 8 semaines. Concrètement : si votre travailleur retombe malade pour la même raison médicale dans les 8 semaines suivant la reprise du travail, il n'y a pas de nouveau droit au salaire garanti.
Le solde de la période précédente n'est pas encore épuisé ? Vous ne payez alors que la part restante. La période de 30 jours est déjà écoulée ? Le travailleur bascule directement vers la mutualité.
Exception
Si un certificat médical indique que la nouvelle maladie résulte d'une autre cause, une nouvelle période de salaire garanti démarre bel et bien.
Exemple
Votre travailleur a été malade deux semaines en janvier pour des problèmes de dos. Après sa reprise, il rechute en février pour les mêmes problèmes de dos. Vous payez alors au maximum le reliquat des 30 jours initiaux, pas une nouvelle période complète.
Médecin-contrôle : quand et comment
Vous avez le droit d'envoyer un médecin-contrôle. Ce n'est pas de la méfiance, mais un instrument légal pour prévenir les abus.
Quand pouvez-vous envoyer un médecin-contrôle ?
Dès le premier jour d'absence. Vous ne devez pas attendre un certificat médical. Vous ne devez pas non plus justifier votre démarche. La durée prévue de l'absence n'entre pas en ligne de compte.
À quelle fréquence ?
Aussi souvent que vous l'estimez nécessaire. À chaque prolongation du certificat, vous pouvez à nouveau envoyer un médecin-contrôle. Même pendant la période où la mutualité paie, vous pouvez encore faire procéder à des contrôles.
Le moment
Le contrôle peut avoir lieu entre 7 et 21 heures, y compris les dimanches et jours fériés. Votre règlement de travail peut prévoir que le travailleur doit se tenir disponible pendant maximum 4 heures consécutives, par exemple entre 14 et 18 heures.
Et si le travailleur n'est pas chez lui ?
Le médecin-contrôle laisse alors un avis avec une convocation. Le travailleur doit ensuite se présenter de sa propre initiative chez le médecin-contrôle, sauf si le certificat mentionne que tout déplacement est interdit. Les frais de déplacement sont à votre charge.
Le travailleur se soustrait délibérément au contrôle ? Vous pouvez alors refuser le salaire garanti pour toute la période du certificat.
Conflit entre médecins
Que faire si le médecin-contrôle juge que le travailleur peut travailler, mais que le médecin traitant affirme le contraire ? Un médecin-arbitre peut alors être désigné. Il tranche dans les trois jours ouvrables. La partie perdante en supporte les frais : environ 185 euros (montants 2024).
Ce que vous ne pouvez pas faire
Vous ne pouvez pas demander de quoi souffre le travailleur. Cela relève du secret médical. Vous pouvez seulement savoir : en incapacité de travail ou non, et pour combien de temps.
Malades de longue durée : obligations de réintégration
En cas de maladie de longue durée, des obligations supplémentaires entrent en jeu. La législation à ce sujet a été nettement renforcée à partir de 2026.
Après 8 semaines : évaluation du potentiel de travail
En tant qu'employeur, vous êtes tenu, après 8 semaines d'incapacité de travail, de faire évaluer le potentiel de travail par votre conseiller en prévention-médecin du travail. C'est nouveau depuis 2026.
Après 6 mois : trajet de réintégration obligatoire
Vous comptez 20 travailleurs ou plus ? Vous devez alors lancer un trajet de réintégration au plus tard après 6 mois s'il apparaît qu'il existe un potentiel de travail. Si vous ne le faites pas, vous risquez des sanctions : une amende pénale de 400 à 4000 euros, ou une amende administrative de 200 à 2000 euros par travailleur concerné.
Maintenir le contact
Depuis 2026, vous êtes tenu d'inscrire dans votre règlement de travail une procédure de maintien du contact avec les travailleurs en incapacité de travail. Le médecin du travail prend déjà contact avec le travailleur malade après un mois.
Reprise progressive du travail
Votre travailleur peut reprendre le travail partiellement ? Une reprise progressive du travail peut alors être mise en place en concertation avec le médecin du travail. Attention : si le travailleur rechute pendant cette reprise progressive, plus aucun salaire garanti n'est dû depuis 2026. Le travailleur bascule alors directement vers la mutualité.
Cotisation de solidarité pour les grandes entreprises
Vous comptez 50 travailleurs ou plus ? Vous payez alors, depuis 2026, une cotisation de solidarité de 30 % de l'indemnité de maladie durant les deuxième et troisième mois d'incapacité de travail. Cela vaut pour les travailleurs entre 18 et 54 ans. Le coût peut atteindre environ 1700 euros par travailleur.
D'après notre expérience avec des milliers de dossiers, le suivi des jours de maladie et des délais de réintégration est un véritable défi. Avec Recruit, ces périodes sont suivies automatiquement, de sorte que vous puissiez agir à temps.
Maladie pendant les vacances
Depuis 2024, de nouvelles règles s'appliquent lorsqu'un travailleur tombe malade pendant ses vacances. Concrètement : les jours de vacances peuvent être préservés et repris plus tard.
Le travailleur peut conserver ses jours de vacances
Si votre travailleur tombe malade pendant ses vacances annuelles, les jours de vacances sont convertis en jours de maladie. Le travailleur peut alors reprendre ces jours de vacances plus tard.
Conditions
Le travailleur doit :
- Vous prévenir immédiatement de la maladie
- Communiquer l'adresse de séjour si elle diffère du domicile
- Remettre un certificat médical dans les deux jours ouvrables
- Demander explicitement à reprendre les jours de vacances plus tard
Salaire garanti
Vous êtes redevable du salaire garanti pour les jours de maladie. Les jours de vacances sont effectivement convertis.
Report possible
Le travailleur ne peut plus prendre les jours de vacances reportés dans l'année de vacances ? Ils peuvent alors être reportés jusqu'à 24 mois après la fin de l'année de vacances. Le pécule de vacances, lui, est payé au plus tard le 31 décembre de l'année de vacances.
Cela ne vaut que pour les jours de vacances légaux, pas pour les jours de congé extralégaux ni les jours RTT.
Maladie pendant le préavis
Une situation qui revient régulièrement et qui prête à discussion. Tout dépend de qui a rompu le contrat.
Licenciement par l'employeur : le préavis est suspendu
C'est vous, l'employeur, qui avez rompu le contrat de travail ? Le délai de préavis est alors suspendu pendant la maladie. Il est prolongé du nombre de jours de maladie. Cela peut représenter un surcoût financier important en cas de maladie de longue durée.
Démission du travailleur : pas de suspension
Le travailleur a démissionné de lui-même ? Le délai de préavis continue à courir normalement pendant la maladie. Il n'y a pas de prolongation.
Exemple
Vous licenciez un travailleur avec un préavis de 13 semaines. Après 4 semaines, le travailleur tombe malade pour 3 semaines. Le préavis est alors prolongé de 3 semaines. Au lieu de 13 semaines, il dure désormais 16 semaines.
Alternative : indemnité de rupture
Vous voulez une certitude sur la date de fin ? Vous pouvez alors rompre le contrat de travail moyennant une indemnité de rupture. De ce montant, vous pouvez déduire le salaire garanti déjà payé.
Envie d'en savoir plus sur les délais de préavis ? Lisez notre article sur le délai de préavis chez payroll.
Pouvez-vous licencier un travailleur malade ?
Soyons honnêtes : oui, c'est possible. Mais pas pour n'importe quelle raison.
Aucune protection contre le licenciement
Un travailleur malade ne bénéficie d'aucune protection légale contre le licenciement. Vous pouvez mettre fin valablement au contrat de travail pendant l'incapacité de travail.
Mais une protection contre la discrimination
Vous ne pouvez jamais licencier un travailleur en raison de la maladie elle-même. C'est de la discrimination fondée sur l'état de santé, interdite par la loi anti-discrimination du 10 mai 2007.
Quand est-ce alors possible ?
Vous devez pouvoir invoquer un motif de licenciement valable, totalement étranger à l'état de santé :
- Mauvaises prestations ou problèmes de comportement (documentés)
- Raisons économiques ou organisationnelles
- Perturbation grave du fonctionnement de l'entreprise due à l'absence
Charge de la preuve
En cas de contestation, c'est à vous, l'employeur, de prouver que le licenciement n'était pas discriminatoire. Constituez donc un bon dossier avec des arguments objectifs.
Sanction en cas de discrimination
Le licenciement est qualifié de discriminatoire ? Vous devez alors payer une indemnité équivalente à six mois de salaire brut.
Force majeure médicale : délai plus court
Depuis 2026, vous pouvez entamer la procédure de licenciement pour force majeure médicale dès 6 mois d'incapacité de travail ininterrompue (contre 9 mois auparavant). Des conditions strictes y sont toutefois associées.
Questions fréquentes
Dois-je payer le salaire si le travailleur ne remet pas de certificat médical ?
Si le certificat médical est obligatoire et que le travailleur ne le remet pas à temps, vous pouvez suspendre le salaire garanti pour les jours où le certificat fait défaut. Dès que le certificat est reçu, le paiement reprend.
Puis-je demander de quoi souffre le travailleur ?
Non. La nature de la maladie relève du secret médical. Vous pouvez seulement savoir si une personne est en incapacité de travail et pour combien de temps.
Combien coûte un médecin-contrôle ?
Les coûts varient, mais comptez de 50 à 150 euros par contrôle. En cas de procédure de litige avec médecin-arbitre, s'y ajoutent des frais d'environ 185 euros. C'est vous, l'employeur, qui payez le contrôle ; la partie perdante paie l'arbitre.
Que faire si le travailleur refuse de recevoir le médecin-contrôle ?
Vous pouvez alors refuser le salaire garanti. Le travailleur est tenu de se laisser examiner.
La maladie pendant le week-end compte-t-elle pour le salaire garanti ?
Oui. Le salaire garanti se calcule en jours calendrier, pas en jours ouvrables. Un week-end pendant la maladie compte donc bien pour les 30 jours.
Dois-je payer le salaire garanti en cas d'accident du travail ?
Oui, les mêmes règles s'appliquent. Après le salaire garanti, c'est l'assurance accidents du travail qui prend le relais, à la place de la mutualité.
En résumé
En tant qu'employeur, vous avez des obligations claires en cas de maladie d'un travailleur. Vous payez jusqu'à 30 jours de salaire garanti, vous respectez les règles autour du certificat médical, et vous pouvez faire appel à un médecin-contrôle si vous l'estimez nécessaire.
Depuis 2026, les règles sont renforcées. Le délai de rechute est porté à 8 semaines, la dispense de certificat médical est limitée à deux fois par an, et, en cas de maladie de longue durée, vous devez travailler activement à la réintégration.
La leçon la plus importante ? Documentez bien, agissez à temps, et faites appel à un expert en cas de doute. L'absentéisme pour maladie fait partie de la vie d'entreprise. Avec les bonnes connaissances et les bons outils, il reste maîtrisable.
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Les informations de cet article sont purement informatives et ne remplacent pas un conseil juridique ou comptable professionnel. La législation du travail change régulièrement. Consultez toujours la législation en vigueur ou prenez contact avec un expert RH pour un conseil adapté à votre situation. Les règles peuvent varier selon la commission paritaire et le secteur.