Payroll sur mesure : des solutions pour chaque taille d'entreprise
Une jeune entreprise avec un seul collaborateur a d'autres besoins qu'une PME de cinquante travailleurs. Pourtant, le payroll est souvent vendu comme une solution unique pour tous.
Ce n'est pas exact. Et cela vous coûte de l'argent.
Vous trouverez ci-dessous quelles solutions de payroll conviennent à quelle taille d'entreprise. De la gestion en interne à la sous-traitance complète, y compris ce que cela coûte réellement (et là où il vaut mieux ne pas économiser).
La question de l'échelle
Le payroll est complexe en Belgique. Commissions paritaires, cotisations ONSS, déclarations Dimona, pécule de vacances, primes de fin d'année. Le nombre de règles ? Écrasant.
Mais l'impact varie énormément selon la taille de l'entreprise.
Avec 1 à 5 travailleurs, chaque erreur vous touche directement. Vous avez peu de marge pour l'administration, et encore moins pour les corrections a posteriori.
Avec 5 à 20 travailleurs, le volume augmente. Mais une fonction RH dédiée ? Pas encore rentable.
À partir de 20 à 50 travailleurs, la complexité grimpe si vite que la spécialisation devient nécessaire. Vous êtes confronté à plusieurs commissions paritaires, des contrats à temps partiel, des flexi-jobs.
Au-delà de 50 travailleurs, vous bénéficiez d'économies d'échelle. Mais aussi d'une plus grande diversité de types de contrats, ce qui pose d'autres questions à votre approche du payroll. Vous voulez savoir ce que cela coûte ? Lisez notre article sur les coûts de l'administration salariale.
L'endroit où vous vous situez sur cette échelle détermine quelle solution convient. Et là où vous voulez aller, peut-être plus encore.
Option 1 : Le faire soi-même
Oui, c'est possible. Avec les bons logiciels et les bonnes connaissances, vous pouvez gérer votre propre administration salariale.
Quand est-ce réaliste ?
Si vous avez des collaborateurs fixes avec des contrats standard. Une seule commission paritaire. Du temps et de l'intérêt pour suivre la législation (et continuer à le faire, car elle change chaque année). Au maximum 5 à 10 collaborateurs.
Avantages :
Les coûts directs les plus bas. Un contrôle total. Pas de dépendance vis-à-vis de tiers. Vous savez toujours exactement ce qui se passe avec votre traitement des salaires.
Inconvénients :
Chronophage. Comptez 2 à 4 heures par mois pour 5 collaborateurs. Et c'est quand tout se passe bien. Un calcul de pécule de vacances qui ne tombe pas juste ? Vous pouvez y passer deux soirées.
Risque d'erreurs aux conséquences juridiques. Vous devez suivre la législation vous-même. Pas d'interlocuteur pour vos questions. Et ces questions surgissent plus souvent que vous ne le pensez.
Coûts typiques :
Un logiciel de paie coûte 20 à 80 € par mois. Plus votre propre temps. Ce temps compte aussi, même s'il ne figure pas sur la facture.
Option 2 : Le secrétariat social
La solution belge classique. Un secrétariat social agréé reprend l'administration salariale.
Quand est-ce indiqué ?
Dès votre premier travailleur. Particulièrement intéressant en cas de croissance ou de complexité (plusieurs commissions paritaires, combinaison de temps partiel et de temps plein, ajout de flexi-jobs). Ou si vous voulez simplement avoir la certitude d'une rémunération correcte sans vous y plonger vous-même.
Avantages :
Une expertise de la législation belge. Des mises à jour automatiques en cas de modifications légales. Un soutien juridique inclus (pratique en cas de licenciement ou de litige sur les conditions de travail). Les déclarations ONSS sont faites pour vous.
Inconvénients :
Des coûts mensuels par travailleur. Chez les grands acteurs, parfois moins personnel (vous appelez un centre d'appels, pas « Katrien qui connaît votre dossier »). Une prestation standard ne convient pas toujours parfaitement à des situations spécifiques.
Coûts typiques :
En moyenne 40 à 50 € par travailleur par mois. Une cotisation d'environ 80 € par an. Des frais supplémentaires pour des documents ou conseils spécifiques peuvent s'ajouter (pensez à une attestation pour la banque ou à un conseil juridique sur un licenciement).
Pour les plus grandes entreprises, les coûts peuvent grimper. Une entreprise de 50 travailleurs paie à titre indicatif 12.000 à 15.000 € par an. Hors logiciels et services supplémentaires.
Option 3 : Le payrolling
Avec le payrolling, vous sous-traitez la qualité d'employeur juridique. Le collaborateur ne figure pas sur votre liste de paie, mais sur celle de la société de payroll.
Quand est-ce indiqué ?
Pour des collaborateurs temporaires ou flexibles. Des pics et des creux dans vos besoins en personnel (l'horeca en été, le retail en décembre). Pas envie d'administration RH. Ou vous voulez tester quelqu'un en vue d'un engagement fixe sans lui donner directement un contrat propre.
Avantages :
Aucun souci d'administration. Les risques comme la maladie et le licenciement reposent sur la société de payroll. Une montée et une descente en charge rapides sans tracasseries juridiques. Des coûts prévisibles par heure, sans surprise sur la fiche de paie.
Inconvénients :
Plus cher que de rémunérer soi-même. Le facteur se situe entre 1,65 et 1,82 fois le salaire brut. Parfois aussi un lien moins direct avec le collaborateur (sur le plan administratif, il n'est pas le vôtre). Et en cas de maladie, vous n'obtenez souvent pas de remplacement, contrairement à une agence d'intérim.
Coûts typiques :
Facteur de 1,65 à 1,82 fois le salaire brut. Tous frais compris.
Vous voulez en savoir plus sur le payrolling ? Lisez notre article détaillé sur le payroll comme intermédiaire ou découvrez les avantages et inconvénients du payroll.
Option 4 : L'approche hybride
La plupart des PME atterrissent finalement ici. Une combinaison.
Les collaborateurs fixes via le secrétariat social. Les forces flexibles via le payroll. Le meilleur des deux mondes.
Exemple :
Un établissement horeca avec 8 collaborateurs fixes et 15 flexi-jobbers le week-end. Les forces fixes passent par le secrétariat social (prévisible, coût plus faible, stable). Les flexi-jobbers via le payroll (pas d'administration par personne, réactivité rapide quand l'affluence augmente).
C'est souvent l'approche la plus efficace sur le plan des coûts. Vous combinez les avantages des deux systèmes et évitez les inconvénients.
Aide au choix selon la taille de l'entreprise
Jeune entreprise (1 à 3 collaborateurs)
Votre meilleure option ? Le secrétariat social ou le payroll.
Vous avez peu de temps pour l'administration et peu de marge pour les erreurs. Un secrétariat social offre de la sécurité à un coût maîtrisé. Pour une ou deux forces temporaires, le payroll est un point d'entrée plus simple (et vous testez si la personne tient le coup avant de proposer un contrat fixe). Lisez aussi notre guide sur comment inscrire votre premier travailleur.
Petite PME (3 à 10 collaborateurs)
Optez pour un secrétariat social. Éventuellement le payroll pour la flexibilité.
Vous avez probablement un mélange de personnel fixe et temporaire. Choisissez un secrétariat adapté à votre secteur. Vérifiez son expérience avec votre commission paritaire (tous les secrétariats ne sont pas aussi performants dans l'horeca ou la construction, par exemple). Envisagez le payroll pour le travail saisonnier ou les projets.
PME en croissance (10 à 30 collaborateurs)
Un secrétariat social avec une prestation étendue.
Votre volume justifie de meilleures conditions. Négociez les tarifs (oui, c'est possible). Envisagez un logiciel RH qui s'intègre à votre secrétariat, afin que vos collaborateurs puissent télécharger eux-mêmes leurs fiches de paie. Le payroll reste intéressant pour la couche flexible.
PME de taille moyenne (30 à 50+ collaborateurs)
Un secrétariat social ou un service RH propre. Plus le payroll.
Vous avez peut-être un responsable RH en service. Celui-ci peut collaborer avec le secrétariat social (elle s'occupe des aspects stratégiques, le secrétariat de l'administration). Ou vous internalisez davantage de tâches. Le payroll reste pertinent pour l'intérim et le travail de projet.
Qu'est-ce qui détermine le prix ?
Pourquoi une entreprise paie-t-elle 35 € par travailleur et une autre 55 € ?
Nombre de travailleurs
Plus de volume = de meilleurs tarifs. Négociez en cas de croissance. Sérieusement.
Complexité
Plusieurs commissions paritaires, beaucoup de contrats à temps partiel, des flexi-jobs et des étudiants augmentent la charge administrative. Une seule commission paritaire avec des contrats à temps plein ? Moins cher. Cinq commissions paritaires avec un mélange de flexi-jobs, d'étudiants et d'intérim ? Là, vous payez.
Secteur
Certains secteurs sont administrativement plus complexes. La construction et l'horeca ont des règles spécifiques (pensez aux intempéries, au pot commun des pourboires, aux chèques-repas). C'est intégré dans le prix.
Pack de services
La formule de base (uniquement le traitement des salaires) est moins chère que la formule tout compris. Avec la formule tout compris, vous obtenez un conseil juridique, des outils RH, un interlocuteur que vous pouvez appeler. Cela coûte plus cher, mais cela fait gagner beaucoup de temps.
Utilisation de logiciels
Un portail propre ? Une application pour les collaborateurs ? Des intégrations avec votre comptabilité ? Cela coûte un supplément. Mais cela fait aussi gagner du temps. C'est à vous de faire l'arbitrage.
Questions à poser
Au moment de choisir une solution de payroll :
Quel est le coût total par travailleur, tous frais compris ?
Demandez le tableau complet. Pas seulement « 45 € par mois », mais aussi la cotisation, les documents supplémentaires, le conseil.
Quels services sont inclus, lesquels coûtent un supplément ?
Le conseil juridique est-il standard ? Ou payez-vous 150 € chaque fois que vous appelez pour une question sur un licenciement ?
À quelle vitesse puis-je joindre quelqu'un en cas de question ?
Obtenez-vous un interlocuteur fixe ? Ou un numéro général où vous avez à chaque fois quelqu'un de différent au bout du fil ?
Avez-vous de l'expérience avec ma commission paritaire ?
C'est plus important que vous ne le pensez. La CP 302 (horeca) est différente de la CP 200 (employés). Vous voulez quelqu'un qui connaît votre secteur. Vous trouverez plus d'informations sur les commissions paritaires dans notre article sur la commission paritaire en Belgique.
Comment fonctionne le logiciel et existe-t-il une application mobile ?
Vos collaborateurs peuvent-ils télécharger eux-mêmes leurs fiches de paie ? Ou devez-vous tout transmettre ?
Que se passe-t-il en cas d'erreur ?
En portent-ils la responsabilité ? Comment se déroule la rectification ? Qui paie les amendes si quelque chose tourne mal ?
Comment se déroule la transition si je veux changer ?
Êtes-vous lié à un contrat ? Combien de temps prend le changement ? Vous aident-ils lors de la migration ?
Le marché belge
Quelques grands acteurs dominent le marché des secrétariats sociaux. SD Worx, Securex, Acerta, Liantis, Partena Professional. Ils ont chacun leurs points forts.
SD Worx est le plus grand acteur. De nombreuses options logicielles, fort dans les grandes entreprises. Parfois un peu corporate.
Securex propose un large éventail. Également des assurances et de la prévention (pensez à la médecine du travail). Pratique si vous voulez tout réunir sous un même toit.
Acerta est solide pour les starters et les indépendants. Leur portail est convivial, ce qui aide quand vous n'avez pas de bagage RH.
Liantis travaille avec des tarifs tout compris. Des prix transparents, pas de surprises a posteriori.
Partena Professional mise sur la numérisation et les PME. Leur application est bien notée.
À côté de cela, il existe des acteurs plus petits et spécialisés. Et des sociétés de payroll comme Umeris qui se concentrent sur des niches spécifiques (intérim, événements, horeca).
En résumé
Il n'existe pas de meilleure solution de payroll universelle.
Le bon choix dépend de la taille de votre entreprise, du type de personnel et de ce que vous voulez (et pouvez) faire vous-même. Une jeune entreprise avec deux collaborateurs a d'autres priorités qu'une PME avec cinquante personnes sur la liste de paie.
En tant que starter ? Choisissez la sécurité plutôt que le prix le plus bas. Ces 30 € par mois que vous économisez vous coûtent plus cher si quelque chose tourne mal.
En tant que PME ? Combinez le secrétariat social avec le payroll pour la flexibilité. Le meilleur des deux mondes.
En tant que plus grande entreprise ? Négociez, intégrez et optimisez. Votre volume vous donne un pouvoir de négociation.
Le meilleur payroll ? Celui auquel vous n'avez pas à penser. Celui qui fonctionne, tout simplement, chaque mois.
Comment Recruit vous aide
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Avec Recruit :
- Des contrats en moins de 60 secondes - Créez des contrats d'essai et d'intérim sans tracas
- Calcul automatique des salaires - Une rémunération correcte selon la législation en vigueur et votre commission paritaire
- Dimona et documents sociaux - Nous gérons toutes les déclarations, vous vous concentrez sur votre activité
- Support personnel 24/7 - Toujours un interlocuteur fixe qui connaît votre entreprise
- Pas de frais mensuels fixes - Ne payez que ce que vous utilisez
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Questions fréquentes
Combien coûte en moyenne un secrétariat social ?
Comptez 40 à 50 € par travailleur par mois, plus des frais de cotisation (environ 80 €/an). Des services et documents supplémentaires peuvent s'ajouter.
Puis-je changer de secrétariat social ?
Oui, c'est possible à tout moment. La plupart des secrétariats aident lors du changement. Comptez une période de transition de 1 à 2 mois.
Le payrolling est-il plus cher qu'un secrétariat social ?
Oui, le facteur en payroll (1,65-1,82) est plus élevé que le coût total via un secrétariat. Mais en payroll, tous les risques sont inclus et vous n'avez pas d'administration propre.
À partir de combien de travailleurs un service RH a-t-il du sens ?
En général, à partir de 30 à 50 travailleurs. En dessous, vous pouvez très bien fonctionner avec une bonne combinaison de secrétariat social et, éventuellement, de payroll.
Les informations contenues dans cet article sont purement indicatives et ne remplacent pas un conseil juridique ou comptable professionnel. La législation du travail évolue régulièrement. Consultez toujours la législation en vigueur ou contactez un expert RH pour un conseil adapté à votre situation.