Gewaarborgd loon bij ziekte: regels voor werkgevers
Je werknemer belt maandagochtend: ziek. Na de eerste praktische zaken - wie neemt het werk over, wanneer komt het ziektebriefje binnen - komt de vraag die elke werkgever bezighoudt. Hoeveel loon betaal je door? En voor hoe lang?
Het antwoord klinkt simpel: 30 kalenderdagen gewaarborgd loon. Maar zodra je de details induikt, wordt het ingewikkelder. Een bediende krijgt andere percentages dan een arbeider. Variabel loon telt mee, maar hoe? En wat als diezelfde werknemer na een paar weken opnieuw ziek wordt?
In dit artikel krijg je een helder overzicht van de regels rond gewaarborgd loon. Met concrete rekenvoorbeelden, de nieuwe 8-weken hervalregel die sinds 2026 geldt, en praktische tips om fouten te vermijden.
Wat is gewaarborgd loon precies?
Gewaarborgd loon is het loon dat je als werkgever doorbetaalt wanneer een werknemer ziek wordt of een ongeval heeft. De werknemer kan niet werken, maar behoudt gedurende een bepaalde periode zijn inkomen. Dat is de basis van ons sociaal systeem.
De periode? Dertig kalenderdagen. Niet werkdagen, maar kalenderdagen. Een werknemer die op maandag ziek wordt en de volgende maandag terug aan het werk gaat, heeft acht kalenderdagen gewaarborgd loon verbruikt, niet vijf.
Na die 30 dagen neemt de mutualiteit het over. De werknemer ontvangt dan een ziekte-uitkering via het RIZIV. Maar die eerste maand? Die komt volledig voor jouw rekening als werkgever.
Hier wordt het even juridisch. Niet saai juridisch, maar wel belangrijk.
De regels voor gewaarborgd loon verschillen fundamenteel tussen bedienden en arbeiders. En hoewel het onderscheid tussen arbeiders en bedienden de laatste jaren steeds verder afbouwt, blijft dit een van de domeinen waar het verschil nog altijd voelbaar is.
Gewaarborgd loon voor bedienden: 100% gedurende 30 dagen
Voor bedienden is de berekening relatief eenvoudig. Je betaalt 100% van het normale brutoloon gedurende de volledige periode van 30 kalenderdagen.
Dit geldt voor:
- Bedienden met een contract van onbepaalde duur
- Bedienden met een contract van bepaalde duur van minstens drie maanden
De voorwaarde? De bediende moet op het moment van de arbeidsongeschiktheid minstens één maand in dienst zijn. Dat is geen ononderbroken maand, maar gewoon de eerste maand van tewerkstelling moet voorbij zijn.
Praktisch rekenvoorbeeld voor een bediende:
Stel je hebt een administratief medewerker met een brutoloon van 3.200 euro per maand. Ze wordt ziek op 10 februari en blijft 25 kalenderdagen thuis.
- Dagen 1-25: 100% van 3.200 euro (pro rata)
- Je betaalt het volledige loon alsof ze gewerkt had
Simpel, toch? Het wordt wat complexer wanneer de bediende variabel loon heeft, maar daarover later meer.
Gewaarborgd loon voor arbeiders: het progressieve systeem
Bij arbeiders ligt het anders. En eerlijk gezegd: ingewikkelder. Het gewaarborgd loon voor arbeiders is opgebouwd in drie fasen met verschillende percentages.
De drie periodes:
Dag 1 tot en met dag 7: 100% ten laste van de werkgever De eerste week betaal je het volledige brutoloon door.
Dag 8 tot en met dag 14: 85,88% ten laste van de werkgever In de tweede week daalt het percentage. De arbeider ontvangt nog steeds zijn volledige loon, maar een deel wordt aangevuld door de mutualiteit.
Dag 15 tot en met dag 30: Gesplitst systeem Nu wordt het echt technisch. Je betaalt als werkgever:
- 25,88% van het brutoloon begrensd tot de ZIV-loongrens
- Plus 85,88% van het loongedeelte boven die grens
Tegelijkertijd ontvangt de arbeider een ziekte-uitkering van de mutualiteit (60% van het begrensde brutoloon).
In onze ervaring met duizenden ziektegevallen is dit het punt waar de meeste fouten worden gemaakt. De berekening voor arbeiders in de derde periode vraagt precisie, en de combinatie met de mutualiteitsuitkering maakt het extra complex.
Praktisch rekenvoorbeeld voor een arbeider:
Een magazijnmedewerker (arbeider) verdient 2.800 euro bruto per maand. Hij wordt ziek op 1 maart en blijft 30 dagen afwezig.
- Dag 1-7: 100% van 2.800 euro (pro rata) = werkgever betaalt volledig
- Dag 8-14: 85,88% van 2.800 euro (pro rata) = werkgever betaalt, rest via mutualiteit
- Dag 15-30: 25,88% + 85,88% afhankelijk van loongrens, plus mutualiteitsuitkering
Het eindresultaat? De arbeider ontvangt globaal gezien ongeveer hetzelfde bedrag als bij volledige tewerkstelling, maar de financiering komt uit verschillende bronnen.
Met Umeris Payroll gebeurt deze berekening automatisch. Het systeem houdt rekening met het statuut, het loon en de juiste periodes, zodat je altijd het correcte bedrag betaalt.
De nieuwe 8-weken hervalregel sinds 2026
Dit is het kernpunt voor veel werkgevers dit jaar.
Tot 2025 gold een hervaltermijn van 14 dagen. Werd een werknemer binnen twee weken na herstel opnieuw ziek met dezelfde aandoening, dan hoefde je geen nieuw gewaarborgd loon te betalen. De ziekteperiodes werden als het ware samengevoegd.
Sinds 1 januari 2026 is die termijn verlengd naar acht weken.
Wat betekent dit concreet? Als een werknemer het werk hervat en binnen acht weken opnieuw arbeidsongeschikt wordt door dezelfde ziekte, is er sprake van herval. Je bent dan niet opnieuw 30 dagen gewaarborgd loon verschuldigd. De teller loopt gewoon door waar hij gebleven was.
Voorbeeld van de hervalregel:
Een werknemer is ziek van 1 tot 20 februari (20 dagen gewaarborgd loon verbruikt). Ze hervat het werk op 21 februari. Op 15 maart wordt ze opnieuw ziek - dezelfde rugklachten.
Oude regel (tot 2025): Na 14 dagen werkhervatting zou een nieuwe periode van 30 dagen gewaarborgd loon starten.
Nieuwe regel (2026): Binnen 8 weken na herstel. Dit is herval. Je betaalt alleen de resterende 10 dagen gewaarborgd loon.
Wanneer geldt de hervalregel niet?
De werknemer kan aantonen via het medisch attest dat het om een volledig andere aandoening gaat. Rugklachten in februari, griep in maart? Geen herval. Nieuwe periode van 30 dagen gewaarborgd loon.
Dit bijhouden vraagt nauwkeurige registratie. Wanneer eindigde de vorige ziekteperiode? Wat was de diagnose? Valt de nieuwe ziekte binnen de acht weken? In ons platform tracken we dit automatisch, zodat je altijd weet of er sprake is van herval of een nieuwe ziekteperiode.
Wanneer heb je geen gewaarborgd loon te betalen?
Er zijn situaties waarin je als werkgever bent vrijgesteld van gewaarborgd loon. Belangrijk om te kennen, want dit bespaart discussies.
1. Te late ziektemelding
De werknemer moet je onmiddellijk op de hoogte brengen van de arbeidsongeschiktheid. "Onmiddellijk" betekent in de praktijk: op de eerste ziektedag, zo vroeg mogelijk. Wie pas na twee dagen belt, kan zijn recht op gewaarborgd loon voor die gemiste dagen verliezen.
Dit moet wel in je arbeidsreglement staan. Heb je geen duidelijke procedure voor ziektemelding opgenomen? Dan wordt het moeilijk om gewaarborgd loon te weigeren.
Meer over de verplichtingen bij ziekte lees je in ons artikel over de verplichtingen bij een zieke werknemer.
2. Geen of te laat medisch attest
Het geneeskundig getuigschrift moet binnen de termijn worden ingediend die in je arbeidsreglement staat - meestal twee werkdagen. Geen attest of te laat? Je mag het gewaarborgd loon weigeren voor de dagen zonder geldig attest.
3. Weigering van medische controle
Je hebt als werkgever het recht om een controlearts te sturen. Weigert de werknemer deze controle of is hij niet thuis terwijl hij thuis zou moeten zijn? Dan verliest hij het recht op gewaarborgd loon.
Let op: de werknemer mag wel het huis verlaten als de arts dit toestaat op het attest. Check dus altijd wat er op het ziektebriefje staat.
4. Arbeidsongeschiktheid door grove fout
Heeft de werknemer de arbeidsongeschiktheid zelf veroorzaakt door een grove fout? Denk aan dronken rijden met een ongeval tot gevolg. In die gevallen vervalt het recht op gewaarborgd loon. Maar wees voorzichtig met deze uitzondering - de bewijslast ligt bij jou als werkgever.
5. Niet voldoen aan anciënniteitsvereiste
Arbeiders moeten minstens één maand ononderbroken in dienst zijn. Is dat niet het geval, dan heb je geen verplichting tot gewaarborgd loon.
Wil je weten hoe je ziekmeldingen correct registreert? Bekijk dan onze gids over ziekmelden in payroll.
Gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid: de progressieve werkhervatting
Soms is een werknemer niet volledig arbeidsongeschikt, maar kan hij wel deeltijds werken. Dit heet progressieve werkhervatting - met toestemming van de adviserend arts van de mutualiteit.
In dit scenario betaal je als werkgever loon voor de effectief gepresteerde uren. De werknemer ontvangt daarnaast een aanvullende uitkering van de mutualiteit voor de niet-gewerkte uren.
Belangrijk sinds 2026:
Wordt een werknemer die progressief aan het werk is opnieuw volledig ziek? Dan is er géén gewaarborgd loon verschuldigd. De werknemer valt direct terug op een volledige ziekte-uitkering van de mutualiteit.
Deze regel gold vroeger alleen tijdens de eerste twintig weken van progressieve werkhervatting. Sinds 2026 geldt ze voor de volledige duur. Dit is een bewuste keuze van de wetgever om werkgevers aan te moedigen progressieve werkhervatting toe te staan, zonder het financiële risico van opnieuw 30 dagen gewaarborgd loon.
Voor jou als werkgever betekent dit: je kunt zonder extra risico instemmen met een gedeeltelijke werkhervatting. Wordt de werknemer opnieuw volledig ziek, dan draagt de mutualiteit de kosten.
Gewaarborgd loon berekenen met variabel loon
De eerlijke waarheid? Dit is waar het complex wordt.
Veel werknemers hebben naast hun vast maandloon ook variabele elementen: commissies, premies, overuren, ploegtoeslagen. Die tellen mee voor het gewaarborgd loon. Maar hoe bereken je dat?
Het basisprincipe:
Het gewaarborgd loon wordt berekend op het normale loon. Dat omvat alles wat de werknemer zou verdiend hebben als hij had gewerkt: vast loon, maar ook het gemiddelde van variabele looncomponenten.
Berekening variabel loon:
Voor variabel loon neem je het gemiddelde van een representatieve periode. Meestal is dat de 12 maanden voorafgaand aan de arbeidsongeschiktheid. Had de werknemer in die periode gemiddeld 400 euro commissie per maand? Dan tel je die 400 euro op bij het vast maandloon voor de berekening van het gewaarborgd loon.
Wat telt wel mee:
- Commissielonen
- Productiviteitspremies
- Overwerkvergoedingen (als structureel)
- Ploegenpremies
- Nachttoeslagen
Wat telt niet mee:
- Eenmalige bonussen (niet-recurrent)
- Onkostenvergoedingen
- Eindejaarspremie (meestal apart geregeld)
- Maaltijdcheques (voordeel in natura, geen loon)
Praktisch voorbeeld met variabel loon:
Een sales manager verdient 3.500 euro vast bruto plus gemiddeld 800 euro commissie per maand (berekend over de afgelopen 12 maanden). Totaal referteloon: 4.300 euro.
Bij ziekte krijgt ze gedurende 30 dagen gewaarborgd loon op basis van 4.300 euro, niet 3.500 euro.
In onze ervaring met duizenden tijdelijke medewerkers zien we dat dit vaak verkeerd gaat. Werkgevers vergeten de variabele component of nemen een te korte referteperiode. Het resultaat: te weinig betaald, ontevreden werknemer, en mogelijk een correctie achteraf.
Na 30 dagen: de mutualiteit neemt over
Na de periode van gewaarborgd loon stopt jouw betalingsverplichting als werkgever. De werknemer ontvangt vanaf dag 31 een ziekte-uitkering via de mutualiteit.
Wat ontvangt de werknemer van de mutualiteit?
Tijdens de primaire arbeidsongeschiktheid (maand 2 tot maand 12) bedraagt de uitkering 60% van het begrensde brutoloon. Dat brutoloon is geplafonneerd tot de ZIV-loongrens, die jaarlijks wordt geindexeerd.
Vanaf het tweede jaar ziekte (invaliditeit) stijgt het percentage naar 65% voor wie iemand ten laste heeft.
De uitkeringen zijn dus lager dan het normale loon. Maar dat is niet langer jouw verantwoordelijkheid als werkgever.
Nieuwe solidariteitsbijdrage voor grote werkgevers (2026)
Toch is er sinds 2026 een bijkomende verplichting voor grotere werkgevers. Je betaalt een solidariteitsbijdrage van 30% op de ziekte-uitkering die je werknemer ontvangt tijdens de tweede en derde maand van arbeidsongeschiktheid.
Goed nieuws voor kleinere bedrijven: KMO's met minder dan 50 werknemers zijn vrijgesteld van deze bijdrage.
De maatregel heeft een duidelijk doel: werkgevers stimuleren om actief in te zetten op re-integratie en progressieve werkhervatting. Van zodra een werknemer het werk deeltijds hervat, vervalt de solidariteitsbijdrage volledig.
Vanaf 2027 wordt de bijdrage uitgebreid naar de vierde en vijfde maand arbeidsongeschiktheid. De financiële prikkel om langdurig ziekteverzuim te beperken wordt dus alleen maar sterker.
Verplichte contactprocedure in het arbeidsreglement
Nieuw sinds 2026: je moet als werkgever een duidelijke procedure opnemen in je arbeidsreglement over het contact met arbeidsongeschikte werknemers. Dit gaat over meer dan alleen de ziektemelding.
De procedure moet minimaal bevatten:
- Hoe en wanneer de werknemer zich ziek moet melden
- Wie de interne contactpersoon is voor zieke werknemers
- Hoe het contact verloopt tijdens langere afwezigheid
- Welke stappen worden genomen bij terugkeer naar het werk
Dit past in het bredere terug-naar-werk-beleid dat de overheid wil stimuleren. De bedoeling is niet om zieke werknemers onder druk te zetten, maar om de communicatie te verbeteren en de weg naar re-integratie te versoepelen.
Heb je nog geen aangepaste procedure in je arbeidsreglement? Dan wordt het tijd om dit in orde te brengen. Bij controle door de sociale inspectie kan een ontbrekende procedure aanleiding geven tot opmerkingen.
Veelgestelde vragen
Tellen weekenddagen mee voor de 30 dagen gewaarborgd loon?
Ja. Het gaat om kalenderdagen, niet werkdagen. Een weekend telt dus mee, ook als de werknemer normaal niet werkt op zaterdag en zondag. Dit is een veelgemaakte denkfout. Een werknemer die op vrijdag ziek wordt, heeft op maandag al vier dagen gewaarborgd loon verbruikt, niet één.
Moet ik gewaarborgd loon betalen als de werknemer pas een week in dienst is?
Voor arbeiders: nee, pas na één maand ononderbroken tewerkstelling. Voor bedienden met een contract van onbepaalde duur of van minstens drie maanden: ja, ook in de eerste maand heb je die verplichting. Voor bedienden met een korter contract gelden dezelfde regels als voor arbeiders.
Wat als de werknemer ziek wordt tijdens zijn opzegtermijn?
De opzegtermijn wordt geschorst tijdens de arbeidsongeschiktheid. Je betaalt gewaarborgd loon volgens de normale regels. Zodra de werknemer herstelt, loopt de opzegtermijn verder. Dit geldt zowel bij ontslag door jou als bij ontslag door de werknemer.
Kan ik de controlearts meerdere keren sturen?
Ja, je mag meerdere controles laten uitvoeren tijdens dezelfde ziekteperiode. De werknemer moet hieraan meewerken. Wel moet de controle proportioneel zijn - dagelijkse controles bij een griepje van drie dagen zou als overdreven kunnen worden beschouwd.
Hoe weet ik of het dezelfde ziekte is bij herval?
Het medisch attest vermeldt geen diagnose (privacy), maar wel of het om dezelfde aandoening gaat als een eerdere ziekteperiode. Bij twijfel kan je de controlearts inschakelen om dit te verifiëren. In de praktijk moet de werknemer aantonen dat het om een andere aandoening gaat als hij aanspraak wil maken op een nieuwe periode van gewaarborgd loon.
Hoeveel keer per jaar mag een werknemer afwezig zijn zonder ziektebriefje?
Sinds 2026 mag een werknemer twee keer per jaar één dag afwezig zijn zonder medisch attest. Tot eind 2025 was dat drie keer per jaar. Let op: deze regel geldt enkel als je arbeidsreglement dit toelaat. Je kunt als werkgever ook beslissen om altijd een attest te vragen vanaf de eerste ziektedag.
Wat als de werknemer ziek wordt tijdens vakantie?
Wordt een werknemer ziek tijdens zijn geplande vakantie? Dan worden die ziektedagen omgezet in ziektedagen. De werknemer behoudt zijn vakantiedagen en kan die later opnemen. Dit geldt alleen als de werknemer een medisch attest voorlegt en je tijdig op de hoogte brengt.
Is gewaarborgd loon onderworpen aan RSZ-bijdragen?
Ja. Gewaarborgd loon wordt behandeld als normaal loon voor de sociale zekerheid. Je betaalt dus de gebruikelijke werkgeversbijdragen. Dit geldt ook voor de bedrijfsvoorheffing - die wordt op de normale manier ingehouden.
Kort samengevat
Gewaarborgd loon is de wettelijke verplichting om je zieke werknemer gedurende 30 kalenderdagen door te betalen. De regels verschillen per statuut: bedienden krijgen 100% gedurende de volledige periode, arbeiders volgen een afbouwend systeem van 100% naar 85,88% naar een gesplitste regeling.
Sinds 2026 geldt een verlengde hervaltermijn van acht weken. Wordt een werknemer binnen die periode opnieuw ziek met dezelfde aandoening? Dan is er sprake van herval en start er geen nieuwe periode van gewaarborgd loon.
De berekening vraagt aandacht, zeker bij variabel loon. Het gemiddelde van commissies, premies en andere variabele elementen telt mee. En na 30 dagen neemt de mutualiteit het over, al betalen grotere werkgevers sinds 2026 een solidariteitsbijdrage.
Hoe Umeris Payroll je hierbij helpt
Gewaarborgd loon correct berekenen en ziektedagen bijhouden? In ons platform gaat dat automatisch.
Met Umeris Payroll:
- Contracten in minder dan 60 seconden - Maak proef- en interimcontracten aan zonder gedoe
- Automatische loonberekening - Correcte verloning volgens de actuele wetgeving en je paritair comité
- Dimona en sociale documenten - Wij regelen alle aangiftes, jij focust op je business
- 24/7 persoonlijke support - Altijd een vaste contactpersoon die je bedrijf kent
- Geen vaste maandkosten - Betaal enkel voor wat je gebruikt
Probeer Umeris Payroll of neem contact op met onze HR-experts voor advies op maat.
De informatie in dit artikel is louter informatief en vervangt geen professioneel juridisch of boekhoudkundig advies. Arbeidswetgeving wijzigt regelmatig. Raadpleeg steeds de actuele wetgeving of neem contact op met een HR-expert voor advies op maat van jouw situatie. Let op: de regels kunnen verschillen per paritair comité en sector.