Déclaration de maladie en payroll : que devez-vous régler comme employeur ?
Lundi matin, votre collaborateur appelle : il est malade. Embêtant, mais ça arrive. Le hic : ce collaborateur ne figure pas sur votre liste de paie, mais sur celle de votre partenaire payroll. Qui fait quoi, alors ? Et qui paie le salaire garanti ?
Voici comment fonctionne la déclaration de maladie en payroll et quelles sont vos obligations en tant qu'utilisateur.
Qui est responsable en cas de maladie ?
En payroll, c'est l'entreprise de payroll qui est l'employeur juridique : c'est donc elle qui assume l'essentiel. Vous trouverez plus de détails sur les droits des travailleurs en payroll dans un article distinct.
Concrètement, le fait que l'entreprise de payroll soit l'employeur juridique signifie :
- Elle paie le salaire garanti
- Elle effectue la déclaration de maladie auprès de la mutualité
- Elle gère le dossier de maladie
- Vous, vous organisez la prise en charge opérationnelle sur le terrain
Votre rôle d'utilisateur est différent. Vous êtes responsable au plan opérationnel, mais pas au plan juridique. En pratique ? Vous transmettez la déclaration de maladie à votre partenaire payroll, et c'est à peu près tout côté administration.
La procédure étape par étape
La déclaration de maladie en payroll suit quatre étapes simples : le collaborateur se signale, vous transmettez, le certificat est envoyé, et le salaire garanti est versé.
Étape 1 : le collaborateur se déclare malade
Le collaborateur doit se signaler le plus vite possible. Chez la plupart des entreprises de payroll, la règle est claire : avant le début du shift, ou au plus tard dans l'heure qui suit. C'est vous qui recevez ce signalement, puisque le collaborateur travaille chez vous, sur le terrain.
Étape 2 : vous transmettez au partenaire payroll
Téléphone, mail ou plateforme en ligne de votre partenaire payroll : à vous de choisir. Transmettez :
- Le nom du collaborateur
- La date et l'heure de la déclaration de maladie
- La durée prévue (si elle est connue)
- S'il s'agit d'une rechute dans les 8 semaines
Plus vous transmettez vite, plus vite tout rentre dans l'ordre.
Étape 3 : le certificat médical
Le collaborateur doit fournir un certificat médical. Depuis le 1ᵉʳ janvier 2026, un travailleur peut, jusqu'à deux fois par an, s'abstenir de remettre un premier certificat de maladie pour une absence d'un jour (auparavant, c'était trois fois par an). Mais attention : cela ne vaut que pour les entreprises de plus de 50 travailleurs. Organisation plus petite ou maladie plus longue ? Dans ce cas, un certificat reste toujours obligatoire.
Le certificat part vers l'entreprise de payroll, pas vers vous. Vous n'avez aucun document médical à conserver.
Étape 4 : le salaire garanti
L'entreprise de payroll calcule et verse le salaire garanti. La durée dépend du statut (un employé reçoit 30 jours calendrier ; un ouvrier de façon progressive : d'abord 7 jours, puis encore 7, puis 14). Une fois le salaire garanti écoulé, la mutualité prend le relais avec une indemnité de maladie.
Ce qui change en 2026
La législation sur l'absentéisme pour maladie a été sérieusement ajustée ces dernières années. Que faut-il retenir ?
Délai de rechute allongé
Si un collaborateur rechute dans les 8 semaines après la reprise du travail (auparavant, c'était 14 jours), la nouvelle période de maladie compte comme la prolongation de la précédente. L'impact ? Vous ne recommencez pas le décompte du salaire garanti à zéro.
Trajet de réintégration
En cas de maladie de longue durée (plus de 4 semaines), un trajet de réintégration peut être lancé. L'entreprise de payroll encadre ce processus, mais vous devez collaborer à d'éventuelles adaptations du travail.
Certificats médicaux
La dispense du certificat pour le premier jour (dans les entreprises de 50 travailleurs et plus) reste d'application. Vérifiez toujours auprès de votre partenaire payroll quelles sont les règles exactes pour votre situation.
Salaire garanti : qui paie quoi ?
Le salaire garanti, c'est l'entreprise de payroll qui le paie, pas vous : c'est l'un des grands avantages du payroll. Le coût est déjà intégré dans le facteur que vous payez. Curieux de connaître tous les avantages et inconvénients ? Lisez notre article sur les avantages et inconvénients du payroll.
Concrètement :
- Le collaborateur est malade ? L'entreprise de payroll paie
- Vous ne payez rien en plus de la facture habituelle
- Après 30 jours (employé) ou la période progressive (ouvrier), la mutualité prend le relais
Cela diffère de la situation où vous gérez vous-même la paie. Là, en tant qu'employeur, vous supportez l'intégralité du coût du salaire garanti.
Après plus de 15 ans dans le payroll belge, nous savons que c'est, pour beaucoup d'employeurs, une raison majeure d'opter pour le payroll. L'imprévisibilité de l'absentéisme ? Elle devient le problème de quelqu'un d'autre.
Contrôle et abus
Et si vous doutez de la réalité de la maladie ? En payroll, vos marges de manœuvre sont limitées.
Médecin-contrôleur
L'entreprise de payroll peut envoyer un médecin-contrôleur. Vous pouvez le demander, mais la décision lui revient. Elle le fera s'il y a des signaux d'abus.
Signaler
Vous repérez des schémas ? Malade chaque lundi, ou toujours juste avant un week-end chargé ?
Signalez-le à votre partenaire payroll. C'est lui qui pourra alors agir.
Pas d'initiative personnelle
Vous ne pouvez pas envoyer vous-même un médecin-contrôleur chez un collaborateur en payroll. Cette compétence appartient à l'employeur juridique.
Différence avec le travail intérimaire
Avec le travail intérimaire via un bureau d'intérim, ça fonctionne un peu autrement. Là aussi, le bureau d'intérim est l'employeur juridique : les règles sont donc comparables. Mais.
En intérim, le bureau peut envoyer un remplaçant. En payroll, c'est vous qui organisez le remplacement.
C'est une différence de taille. Vous choisissez le payroll pour ses coûts plus bas ? Vous devez alors accepter que le remplacement en cas de maladie reste votre responsabilité.
Envie d'en savoir plus sur cette différence ? Lisez notre article sur le payroll comme intermédiaire ou sur payroll vs bureau d'intérim.
Erreurs fréquentes
Transmettre trop tard
N'attendez pas la fin de la journée pour transmettre une déclaration de maladie. Plus l'entreprise de payroll est informée tôt, mieux elle peut gérer le dossier.
Demander des infos médicales
Vous ne pouvez pas demander de quoi souffre le collaborateur. C'est privé. Vous avez uniquement le droit de savoir : malade ou pas, et pour combien de temps (via le certificat).
Retenir le salaire vous-même
À ne jamais faire. C'est l'entreprise de payroll qui détermine si un salaire garanti est versé, et de quel montant. Vous, vous recevez simplement votre facture.
Exercer une pression
Mettre la pression sur un collaborateur malade pour qu'il vienne travailler n'est pas seulement une faute : cela peut aussi avoir des conséquences juridiques. Même s'il travaille chez vous, sur le terrain.
Confusion sur le certificat
Le collaborateur envoie le certificat à l'entreprise de payroll. Pas à vous. Beaucoup d'employeurs pensent devoir le conserver eux-mêmes, mais c'est faux.
Maladie de longue durée et réintégration
Au-delà de 4 semaines de maladie, la réintégration entre en jeu. L'entreprise de payroll est responsable du lancement du trajet, mais vous y jouez un rôle.
Travail adapté
Le collaborateur peut-il accomplir un travail plus léger ? D'autres tâches ? Des journées plus courtes ? Vous devez réfléchir aux possibilités au sein de votre organisation.
Communication
Gardez le contact avec le collaborateur (via l'entreprise de payroll). Pas sur les détails médicaux, mais sur les aspects liés au travail.
Retour
À la reprise du travail, soignez l'accueil. Le collaborateur ne travaille peut-être pas encore à plein régime.
Conseils pour un traitement fluide
La déclaration de maladie ne doit pas virer au casse-tête. Faites simple :
Clarifiez la procédure Veillez à ce que les collaborateurs sachent comment se déclarer malades. Chez vous, pas directement chez l'entreprise de payroll.
Transmettez vite Transmettez les déclarations de maladie le jour même. Cela évite bien des tracas par la suite.
Tenez votre propre suivi Qui, quand, combien de temps. Rien d'élaboré, juste un aperçu pour vous.
Demandez en cas de doute Votre partenaire payroll l'a déjà fait des centaines de fois. Mettez ce savoir-faire à profit.
Organisez le remplacement de façon proactive N'attendez pas la dernière minute. Vous savez que la maladie arrive, surtout en période chargée. Découvrez comment faire appel à une aide temporaire si vous avez besoin d'un remplacement rapide.
En résumé
La déclaration de maladie en payroll est administrativement plus simple que de gérer soi-même la paie. L'entreprise de payroll paie le salaire garanti et gère le dossier. Vous, vous transmettez la déclaration et organisez le remplacement sur le lieu de travail.
La règle d'or ? Communiquez vite et laissez l'administration à votre partenaire payroll. Ainsi, tout le monde reste concentré sur ce qui compte vraiment.
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Questions fréquentes
Dois-je, en tant qu'utilisateur, payer le salaire garanti ?
Non. En payroll, c'est l'entreprise de payroll qui paie le salaire garanti. Le coût est intégré dans le facteur que vous payez pour chaque heure prestée.
Puis-je envoyer un médecin-contrôleur en cas de doute sur la maladie ?
Pas vous-même. Vous pouvez toutefois le demander à votre partenaire payroll. C'est lui qui décide si un contrôle est mis en place.
Dans quel délai dois-je transmettre une déclaration de maladie ?
Le plus vite possible, de préférence le jour même. Plus l'entreprise de payroll est informée tôt, mieux elle peut suivre le dossier.
Que se passe-t-il si le collaborateur n'envoie pas de certificat médical ?
L'entreprise de payroll assure le suivi. En l'absence d'un certificat obligatoire, le salaire garanti peut être suspendu. Vous n'avez rien à faire de votre côté.
Les informations contenues dans cet article sont purement informatives et ne remplacent pas un conseil juridique ou comptable professionnel. La législation du travail évolue régulièrement. Consultez toujours la législation en vigueur ou prenez contact avec un expert RH pour un conseil adapté à votre situation.