Délai de préavis en payroll : règles et calcul
Vous voulez mettre fin à la collaboration avec votre collaborateur en payroll. Ou vous êtes vous-même travailleur en payroll et vous voulez travailler ailleurs. Qu'en est-il du délai de préavis ?
Bonne nouvelle : les règles sont les mêmes que pour les travailleurs ordinaires. Pas de législation payroll distincte.
Nous expliquons comment fonctionne le délai de préavis en payroll, y compris les modifications entrées en vigueur en début d'année.
La règle de base
En payroll, la société de payroll est l'employeur juridique. Le délai de préavis se calcule donc sur la base de l'ancienneté auprès de la société de payroll, et non auprès du donneur d'ordre. Beaucoup de gens l'oublient. Vous voulez en savoir plus sur le fonctionnement précis du payroll ? Lisez notre article sur le payroll comme intermédiaire.
Le calcul suit les règles normales de la législation du travail belge.
Licenciement par l'employeur : le délai de préavis dépend de l'ancienneté. Plus l'ancienneté est longue, plus le préavis est long.
Démission par le travailleur : des délais plus courts. Maximum 13 semaines, quelle que soit l'ancienneté.
Délais de préavis en semaines (2026)
Pour les contrats de travail conclus à partir du 1er janvier 2014, les délais suivants s'appliquent :
Licenciement par l'employeur :
| Ancienneté | Délai de préavis |
|---|---|
| 0-3 mois | 1 semaine |
| 3-6 mois | 3 semaines |
| 6-9 mois | 4 semaines |
| 9-12 mois | 5 semaines |
| 12-15 mois | 6 semaines |
| 15-18 mois | 7 semaines |
| 18-21 mois | 8 semaines |
| 21-24 mois | 9 semaines |
| 2-3 ans | 10 semaines |
| 3-4 ans | 12 semaines |
| 4-5 ans | 13 semaines |
| Par année supplémentaire | +3 semaines |
Démission par le travailleur :
| Ancienneté | Délai de préavis |
|---|---|
| 0-3 mois | 1 semaine |
| 3-6 mois | 2 semaines |
| 6-12 mois | 3 semaines |
| 12-18 mois | 4 semaines |
| 18-24 mois | 5 semaines |
| 2-4 ans | 6 semaines |
| 4-5 ans | 7 semaines |
| 5-6 ans | 9 semaines |
| 6-7 ans | 10 semaines |
| 7-8 ans | 12 semaines |
| 8+ ans | 13 semaines (max) |
Nouvelles règles à partir de 2026
L'Accord d'été de juillet 2025 a apporté des modifications qui s'appliquent aux nouveaux contrats de travail à partir du 1er janvier 2026. Donc : si votre contrat est antérieur à 2026, vous pouvez tranquillement poursuivre votre lecture au chapitre suivant.
Préavis plus court pendant les 6 premiers mois
Pour les contrats conclus à partir de 2026, un délai de préavis d'une seule semaine s'applique durant les 6 premiers mois, peu importe qui donne le préavis. L'objectif ? Permettre aux gens de changer plus facilement de poste en début de carrière.
Attention : cette mesure attend encore sa législation d'exécution. Vérifiez l'état actuel auprès de votre partenaire payroll.
Délai de préavis maximal de 52 semaines
Pour les nouveaux contrats à partir de 2026, un plafond de 52 semaines est instauré en cas de licenciement par l'employeur. Cet effet ne sera perceptible que vers 2043, lorsque les travailleurs sous ces nouveaux contrats auront accumulé une longue ancienneté. Pour l'instant, c'est donc surtout intéressant sur le plan théorique.
Contrats existants
Pour celles et ceux qui travaillent déjà via le payroll, rien ne change.
Quand le délai de préavis commence-t-il à courir ?
Le délai de préavis commence à courir le premier lundi suivant la notification. Pas le jour même, mais le lundi qui suit.
Exemple : vous donnez votre démission le jeudi 6 février 2026. Le délai de préavis commence le lundi 10 février 2026.
En cas d'envoi par courrier recommandé, la notification prend effet le troisième jour ouvrable après l'envoi. Cela peut prêter à confusion, vérifiez donc bien ce point avec votre partenaire payroll. Vous trouverez plus d'informations sur le contenu précis d'un contrat de payroll dans notre article sur le contrat de payroll.
Qui donne le préavis en payroll ?
C'est une question fréquente. Il existe deux scénarios.
Scénario 1 : Le donneur d'ordre veut arrêter
Le donneur d'ordre (l'entreprise où vous travaillez) ne peut pas vous licencier directement. Vous n'êtes pas à son service. Il peut toutefois signaler à la société de payroll qu'il n'a plus besoin de vos services.
La société de payroll se charge alors de la procédure formelle de licenciement. Elle calcule le délai de préavis, envoie la lettre de préavis ou la proposition de rupture, et paie une éventuelle indemnité de préavis.
Scénario 2 : Le travailleur veut arrêter
En tant que travailleur, vous donnez votre démission à votre employeur juridique : la société de payroll. Pas au donneur d'ordre.
En pratique, vous le signalez souvent aussi au donneur d'ordre (vous y travaillez tout de même), mais formellement, cela passe par la société de payroll.
Indemnité de préavis
Vous ne prestez pas de délai de préavis ? Dans ce cas, une indemnité de préavis est due.
Calcul : indemnité de préavis = rémunération en cours pour la durée du délai de préavis non presté.
Cela comprend :
- Le salaire brut
- La moyenne des composantes salariales variables (primes, commissions)
- Les avantages en nature (au prorata)
- Les chèques-repas et autres avantages extralégaux
La société de payroll calcule et paie cette indemnité. Pas le donneur d'ordre.
Différence avec le travail intérimaire
Dans le travail intérimaire (via une agence d'intérim agréée), les règles sont différentes. Les contrats hebdomadaires prennent fin automatiquement à la fin de la semaine. En général, aucun délai de préavis n'est nécessaire pour mettre fin à un contrat hebdomadaire en cours. Vous êtes curieux de connaître les différences précises ? Lisez notre article sur le payroll vs agence d'intérim.
En payroll, les règles ordinaires de préavis s'appliquent. Cela signifie plus de sécurité pour le travailleur, mais aussi des délais plus longs pour l'employeur. Certaines entreprises y voient un inconvénient, d'autres un avantage. Cela dépend de ce que vous recherchez.
Conseils pratiques
Pour les employeurs (donneurs d'ordre) :
Communiquez à temps avec votre partenaire payroll si vous voulez arrêter. Tenez compte du délai de préavis dans votre planning, car celui-ci commence à courir à partir de la notification par la société de payroll (et non à partir de votre signalement à celle-ci). En cas de départ urgent ? Discutez des possibilités. Une indemnité de préavis ou un accord de gré à gré sont des alternatives.
Pour les travailleurs :
Donnez votre démission par écrit à la société de payroll. Demandez une confirmation de réception et de la date de fin. Prestez correctement votre délai de préavis (sauf accord contraire), sinon vous risquez d'avoir des problèmes avec votre prochain employeur.
Accord de gré à gré
L'employeur et le travailleur peuvent toujours mettre fin au contrat de travail de gré à gré. Plus flexible que le préavis légal.
Cela peut se faire avec effet immédiat, avec un délai raccourci ou avec une indemnité convenue. Cela dépend de ce que veulent les deux parties.
Consignez cela par écrit. La société de payroll rédige l'accord. Sans accord écrit, vous n'avez aucun recours.
Le calcul en pratique
Un exemple.
Situation : Sarah travaille depuis 2,5 ans via le payroll dans une entreprise de logistique. Le donneur d'ordre veut arrêter.
Calcul : l'ancienneté est de 2 ans et 6 mois. Dans le tableau ci-dessus, vous voyez qu'une ancienneté de 2-3 ans correspond à 10 semaines de délai de préavis.
Résultat : Sarah a droit à 10 semaines de délai de préavis ou à une indemnité équivalente.
Erreurs fréquentes
Mauvaise partie pour le licenciement
Le donneur d'ordre essaie de licencier directement. C'est impossible. Cela doit passer par la société de payroll.
Ancienneté mal calculée
L'ancienneté compte à partir du début auprès de la société de payroll, et non à partir du moment où vous travaillez chez le donneur d'ordre actuel. Cela fait parfois une grande différence.
Préavis non écrit
Le préavis doit être écrit. Le dire verbalement est juridiquement insuffisant, aussi claire qu'ait pu paraître la conversation.
Délai de préavis mal entamé
Le délai commence le lundi suivant la notification, et non le jour de la notification lui-même.
Oublier de demander le C4
À la fin du contrat, vous recevez un document C4. Demandez-le, car sans C4, pas d'allocations de chômage.
En résumé
Le délai de préavis en payroll suit les règles ordinaires du droit du travail belge. Le calcul repose sur l'ancienneté auprès de la société de payroll (et non auprès du donneur d'ordre). À partir de 2026, des délais plus courts s'appliquent durant les 6 premiers mois pour les nouveaux contrats, mais nous attendons encore la législation d'exécution sur ce point.
Vous voulez mettre fin à la collaboration avec un collaborateur en payroll ? Signalez-le à votre partenaire payroll. C'est lui qui gère correctement la procédure. Vous trouverez plus d'informations sur les droits des travailleurs en payroll dans notre article sur les droits du travailleur en payroll.
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Questions fréquentes
Mon ancienneté chez le donneur d'ordre compte-t-elle ?
Non. Le délai de préavis se calcule sur la base de votre ancienneté auprès de la société de payroll (votre employeur juridique). Vous travaillez depuis 5 ans chez le même donneur d'ordre, mais seulement depuis 2 ans via le payroll ? Alors seules ces 2 années comptent.
Le donneur d'ordre peut-il me licencier avec effet immédiat ?
Pas sans indemnité de préavis. Les règles normales de licenciement s'appliquent. La société de payroll peut toutefois conclure avec vous un accord de gré à gré pour une rupture immédiate.
Que se passe-t-il si je veux partir moi-même ?
Donnez votre démission à la société de payroll, par écrit. Le délai de préavis maximal en tant que travailleur est de 13 semaines, soit bien plus court que pour les employeurs.
Vais-je recevoir un document C4 ?
Oui, à la fin de votre contrat de travail, vous recevez un C4 de la société de payroll. Vous en avez besoin pour les allocations de chômage. Sans C4, votre allocation ne démarre pas.
Les informations contenues dans cet article sont purement indicatives et ne remplacent pas un conseil juridique ou comptable professionnel. La législation du travail évolue régulièrement. Consultez toujours la législation en vigueur ou contactez un expert RH pour un conseil adapté à votre situation.